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Rester productif en situation de mobilité : outils et bonnes pratiques

Septembre 2015

Comment organiser son travail en situation de mobilité ? Qu'il s'agisse de déplacements professionnels réguliers ou ponctuels, le travail nomade nécessite une préparation adéquate et certains ajustements. Voici quelques bonnes pratiques et une sélection d'applications mobiles pour rester productif en configuration de travail mobile, depuis un smartphone ou une tablette tactile Android/iOS.


Planifier et organiser son déplacement professionnel

Quel terminal mobile choisir ?

Dans certaines configurations, l'utilisation d'un smartphone est suffisante, plus particulièrement lors des déplacements de courte durée, dans une configuration de travail minimal (veille).

Les tablettes tactiles quant à elles, iPad en tête, disposent aujourd'hui de nombreuses applications mobiles, pour faciliter le travail à distance (optimisées pour ce type de terminal, voir plus bas).

Pour choisir le bon matériel :
  • Définir et prioriser ses besoins : productivité et bureautique (logiciel), communication (visioconférence), gestion d'emails, travail collaboratif, veille d'information etc. L'utilisation d'un smartphone est généralement suffisante dans une configuration de veille d'informations, et de gestion minimale d'emails.
  • Se renseigner sur les conditions de travail au cours de son déplacement : facilité d'accès à des points d'accès WiFi, disponibilité d'espaces de coworking (auquel cas, le choix d'un netbook est plus judicieux)

Préparer un déplacement professionnel : check-list

  • Préparer un e-mail d'absence couvrant votre période d'indisponibilité (ex : voyage en avion)
  • Transférer des documents en local (ex : sur PC) dans le cloud. Les applications mobiles du service Dropbox permettent de synchroniser facilement ses fichiers à distance (voir plub bas).
  • Synchroniser son carnet d'adresses/agenda (PC - terminal mobile)
  • Sauvegarder les données de votre terminal mobile, en cas de perte ou de vol de celui-ci lors de votre déplacement.
  • Configurer l'accès au serveur d'entreprise depuis votre terminal mobile
  • Sécuriser son terminal mobile : verrouiller l'accès avec un mot de passe, penser à désactiver Bluetooth et Wi-Fi quand ils ne sont pas utilisés. Assurez-vous qu'il est possible d'effacer à distance les données de votre smartphone.
  • Activer sur vos comptes de réseaux sociaux (Twitter, Facebook) le protocole de connexion sécurisé HTTPS.


Voir également notre astuce : Organiser le télétravail avec des collaborateurs à l'étranger.

Les outils de visioconférence et de partage d'écran

Ces outils, à l'image de Skype, facilitent la communication à distance (réunion de travail) et le travail collaboratif (présentation et annotation de documents à plusieurs simultanément)

A noter : L'application mobile Skype est optimisée pour l'iPad.

Voir notre astuce : 15 services de visioconférence et de partage d'écran

Utiliser le cloud en déplacement

Le cloud computing permet d'héberger des données sur un serveur externe, et de les synchroniser sur plusieurs terminaux qui y ont accès (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables ou supports mobiles).
Les solutions cloud permettent le stockage, le partage et la modification de documents. Selon les droits donnés à un utilisateur, il est possible de limiter l'accès à la consultation du document.

Il s'agit donc d'une solution qui peut répondre à des impératifs de disponibilité en situation de déplacement professionnel. Elle présente plusieurs avantages :
  • Faciliter le travail collaboratif avec des documents accessibles par plusieurs utilisateurs et modifiables en temps réel,
  • Dématérialiser les documents et permettre leur accès à un collaborateur, quel que soit l'endroit où il se trouve,
  • Alléger la mémoire des terminaux mobiles utilisés par les collaborateurs en déplacement,
  • Limiter les coûts en choisissant une solution adaptée aux besoins de l'entreprise ou du collaborateur.


Selon le type d'offre cloud choisie, la solution peut être accessible depuis un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette. Elle peut également nécessiter le téléchargement d'une application dédiée.

Pour en savoir plus :
Des solutions cloud pour avoir ses données partout.

Applications mobiles pour le travail

Connexion à un ordinateur distant depuis son smartphone/sa tablette

L'application mobile TeamViewer (gratuite) pour Android et iOS permet d'accéder depuis son terminaux mobile à ses ordinateurs Windows, Mac et Linux de manière sécurisée (chiffrement de session 256 Bit AES), de modifier ses fichiers et gérer ses dossiers à distance.

Prise de notes, archivage, mémos vocaux, etc

L'application Evernote (Android, iOS) -du service en ligne du même nom- permet de prendre des notes, créer et gérer des listes de tâches, sauvegarder des pages web, enregistrer et sauvegarder des sons (ex : mémos vocaux), des images et des fichiers PDF.

Elle existe également sous la forme d'applications pour ordinateurs de bureau, et service web, ce qui permet de synchroniser rapidement les notes ajoutées au fur et à mesure de son utilisation, quelque que soit le terminal utilisé.

Travail collaboratif

  • Stockage et synchronisation de fichiers en ligne :


Le service d'hébergement et de partage de fichiers multiplateforme Dropbox propose des applications pour Android et iOS : pour emporter et consulter facilement des fichiers lors de ses déplacements. Elles permettent d'ajouter des fichiers dans ses favoris pour une consultation hors-ligne rapide.
  • Partage et édition de fichiers en ligne


Google propose un service similaire via Google Drive (ici l'application Google Drive pour Android pour le stockage, le partage et la gestion de fichiers en ligne.

Google Drive est particulièrement utile pour gérer des fichiers hébergés sur la suite Google Docs.

L'application permet de créer et modifier des documents Google avec une mise en forme avancée. Il est ainsi possible de modifier rapidement des feuilles de calcul, les modifications étant visibles en temps réel pour les utilisateurs ayant accès au fichier. Elle permet également d'afficher de visualiser fichiers PDF, présentations, etc.

SkyDrive de Microsoft, l'équivalent de Google Drive, et alternative de Google Docs (stockage de fichiers dans le cloud, édition de fichiers bureautiques Word, Excel et Power Point via les Office Web Apps) est une autre solution gratuite facilitant le travail à distance. L'accès mobile à cet espace est facilité par une application SkyDrive iOS.

Bureautique

  • Scanner portatif


L'application CamScanner (Android et iOS) permet de numériser des document physiques (notes, contrat, facture, etc.) à l'aide de la caméra de son smartphone, remplaçant ainsi avantageusement un scanner lors d'un déplacement. Elle permet de rogner automatiquement l'image, d'en améliorer la qualité et de créer un fichier PDF de qualité.

Elle existe en versions gratuite et payante (sans publicité).
  • Impression mobile


Certaines applications permettent de lancer des impressions à partir de son smartphone, dans la mesure où une imprimante compatible est connectée à internet. C'est le cas de l'application mobile Google Cloud Print, compatible avec certains modèles d'imprimantes HP ePrint, Kodak, et Epson. Les ordres d'impressions peuvent dans ce cas être envoyés directement depuis son smartphone Android (via l'application Cloud Print pour Android).

Avec ses applications HP ePrint Home & Biz (Android, et iOS) Hewlett Packard propose une solution similaire aux utilisateurs de modèles d'imprimantes HP.

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