OneNote: un fichier unique, une organisation, tout votre travail

Septembre 2016

Alors qu'aujourd'hui la plupart des documents sont rendus par informatique, les fichiers ne sont pas toujours bien classés, il peut arriver de les perdre. Présentation d'un outil qui allie productivité et organisation : OneNote, disponible avec le Pack Office de Microsoft.

Présentation de OneNote

OneNote pourrait être qualifié de Word +. Tel un bloc note, il se présente comme une page Word, avec les mêmes possibilités de bases. Son "plus" vient du fait qu'il permet de ranger tous ses fichiers textes ou autres en un bloc-notes, découpé ensuite en section, puis page puis sous page et ainsi de suite.

Vous pouvez y classer différent types d'informations :
  • textes tapés ou manuscrit
  • des "objets" (image ou vidéo)
  • des tableaux Excel ou vos présentations Powerpoint.


Vous pouvez donc stocker toutes vos notes dans un même fichier, organisé par vous, et de les réutiliser en temps utiles. Vous pouvez partager vos bloc-notes avec vos collaborateurs. Il est possible d'y accéder depuis n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion à Internet ou à partir de l'application disponible sur Windows Phone, et déclinée pour smartphones Android en février 2012.

One Note est un véritable gain de temps pour retrouver facilement ces notes, prises en cours de réunion ou de brainstorming. Une fonction recherche permet de retrouver d'un simple clic ce que vous cherchez.

Notre vidéo


Quelle utilité dans une entreprise ?

  • Pour son travail personnel

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets, il est parfois contraignant d'ouvrir des fichiers puis de les refermer quand on a fini avec pour ne pas que la barre de taches soit occupée par des fichiers inutiles.
Cependant, il arrive de devoir les ouvrir à nouveau suite à un coup de fil d'un client, ou à une idée de génie que vous venez d'avoir.
Grâce à One Note, vous avez sous vos yeux tous vos fichiers textes disponibles et classé en fonction des clients, des missions ou mêmes des personnes qui travaillent sur le projet.
  • Pour un travail d'équipe

Il arrive régulièrement que des collaborateurs doivent travailler ensemble sur des dossiers communs. Cependant, il n'est pas possible d'ouvrir un fichier même fichier sur deux ordinateurs différents. OneNote permet aux personnes de travailler sur le même fichier, en même temps et sur deux ordinateurs différents. Les modifications se feront sur les deux fichiers.
Il suffit d'utiliser OneNote Web App ou OneNote2010.
Il est même possible de modifier le même bloc note avec une personne qui ne dispose pas encore de OneNote2010.
Quand le document a été modifié en votre absence, vous les verrez en surligné la prochaine fois que vous ouvrirez le document. Cela permet de voir l'avancée d'un projet et le travail de chacun. Grâce aux indicateurs d'auteurs, vous pourrez voir qui à modifier le document.

Comment l'utiliser ?

Utilisation de base

  • Ouvrez OneNote
  • Créer un nouveau bloc note
  • Vous pouvez créer différentes sections (en haut à gauche de votre page) ou différentes pages (à droite) dans une section
  • Utilisation identique à celle de Word pour les titres, le graphisme et police d'écriture
  • Les notes s'enregistrent automatiquement

Lien continu avec les autres solutions du Pack Office de Microsoft

Il est possible de créer des notes rapidement depuis les autres logiciels du pack Office de Microsoft. Vous pourrez ensuite classer vos notes plus tard quand vous ouvrirez votre bloc-note.
A l'inverse, vous pouvez envoyer vos notes du bloc note vers les autres logiciels via une imprimante OneNote virtuelle.
Sachez qu'il est possible d'enregistrer ses fichiers OneNote en fichier Word ou en PDF.

Les copier-coller

Lors d'un copier-coller depuis un site internet, le lien du site s'inscrit automatiquement en dessous du texte copié.
De la même façon, vous aurez la date et l'heure d'un "imprim écran" copié directement dans votre OneNote.

Partager un bloc-notes

  • Partager avec quelqu'un qui n'est pas dans notre réseau ou dossier partagé via Microsoft SharePoint
  • Pour créer un bloc-notes partagé :
  • Cliquer sur onglet "Partager" présent dans la barre du haut
  • Puis "partager ce bloc-notes" ou sur "nouveau bloc-notes partagé" pour en créer un nouveau
  • Vous pourrez identifier les modifications récemment faites sur le bloc note (onglet "Partager" puis "Modifications récentes")

Récupérer des contenus antérieurs

  • Possibilité de restaurer les versions antérieures modifiées par d'autres personnes
  • Corbeille accessible si vous avez malencontreusement supprimé des données

Les balises

Il est possible d'appliquer des balises à vos notes. Les balises peuvent être :
  • À faire
  • Important
  • Question
  • Idée
  • ...

Quand une balise est appliquée, une icône apparait juste à côté.
Les balises peuvent être utilisées de façon interactive (en cochant la balise "à faire" une fois la tâche effectuée).

Un lien vers Outlook

Depuis votre fichier OneNote, vous avez un accès direct à votre calendrier Outlook. Vous pouvez :
  • Envoyer des notes dans un message électronique Outlook
  • Créer des Rendez-Vous dans OneNote qui se synchronise avec Outlook
  • Créer des demandes de réunion et y insérer des détails
  • Créer ou modifier des taches
  • Créer un contact Outlook depuis OneNote

D'autres solutions

D'autres solutions, ayant des possibilités similaires à One Note sont également disponible telles que :
  • KeyNote
  • SoftNote
  • My Notes Center
  • My Notes Keeper
  • GoldenSection Notes
  • Maple Professionnal


Télécharger One Note 2010

A voir également :

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