Réduire les coûts d'impression dans l'entreprise

Décembre 2016

Le coûts d'impressions représentent 1 à 3% du chiffre d'affaires annuel des entreprises, selon le cabinet IDC. Un poste de dépenses important sur lequel il est néanmoins possible d'agir, en associant une démarche globale de réduction des coûts, et en modifiant les habitudes de travail. Voici quelques pistes pour faire évoluer ses processus d'impression, et favoriser l'adoption de bonnes pratiques.


Faire évoluer ses processus d'impression

Auditer ses besoins

  • Réaliser un inventaire du nombre d'imprimantes, déterminer le type d'impression réalisé, le volume de pages imprimées chaque mois et le coût des consommables (ex : papier, toners d'impression)
  • Évaluer les besoins réels des utilisateurs : et notamment l'utilisation éventuelle de fonctions annexes (photocopie, scanner, fax, etc...)
  • Étudier le remplacement de certaines processus impliquant des impressions par la numérisation des documents (ex : archivage)
  • Envisager la centralisation des impressions sur des systèmes multifonctions, ou l'externalisation de celles-ci auprès d'un fournisseur spécialisé (pour certaines impressions spécifiques).


Cette phase d'analyse permet de mettre à jour des problèmes liés aux processus d'impression (choix de matériel inadapté, redondance, mauvaises pratiques des collaborateurs)

Réduire le nombre d'imprimantes et évoluer vers du multifonction


L'utilisation des imprimantes individuelles entraîne généralement plusieurs problèmes :
  • Surcoûts (ex : encre, rendement assez faible, frais de réparation plus importants)
  • Risque d'hétérogénéité du parc (paramétrages différents)
  • Encombrement des locaux


L'audit préalable peut mettre à jour le besoin d'évoluer vers des imprimantes multifonction (voir plus haut).

Cette évolution requiert de former des collaborateurs (connaissances techniques des appareils multifonction, acceptation du changement des habitudes de travail).

Coûts des consommables d'une multifonction


Outre les nombreux critères techniques à vérifier avant de choisir une imprimante multifonction, il est important de prendre en compte le coût des consommables (et la fréquence de renouvellement des cartouches/toners), qui s'ajoute au prix d'achat de l'appareil.

Il est donc important de vérifier :
  • La capacité d'impression des cartouches
  • La présence de réservoirs à encre séparée


Rappel : les imprimantes laser sont plus économiques que les imprimante jet d' encre (même si elles sont plus chère à l'achat).

Bonnes pratiques

Encourager l'impression recto verso


Selon une étude de Gartner, la sélection du mode recto-verso peut réduire de 30% la consommation de papier dans les entreprises. Cette fonctionnalité est supportée par les imprimantes multifonction.

Privilégier " l'impression multiple "


Cette fonctionnalité proposée sur certains modèles d'imprimantes permet de réduire la taille des pages à imprimer, et de les disposer sur une seule feuille, dans un format réduit (= l'équivalent de 4 pages réduites sur une seule feuille). Elle convient plus particulièrement si vous souhaitez simplement avoir un " aperçu " d'un document en cours de finalisation, sans avoir à l'imprimer en totalité.

Visualiser le document avant impression


Disponibles dans les applications bureautiques courantes, cette fonctionnalité permet de voir rapidement si le document (ou page web) comprend des zones imprimables inutiles ou consommant trop d'encre (images, couleurs, annexes, etc.). Il sera alors plus facile de repérer les pages sans intérêt pour l'impression, et de les exclure.

Délimiter les pages à imprimer, privilégier le noir et blanc


Les traitements de texte permettent de sélectionner précisément les pages de documents à imprimer. Les paramètres d'impression permettent également d'exclure les éléments graphiques et images, pour économiser de l'encre.

Privilégier naturellement l'impression en noir et blanc par défaut, si l'imprimante n'inclut pas ce pré-paramétrage.

Éviter de copier et coller depuis les navigateurs web


Copier-coller le contenu d'une page web vers la page d'un traitement de texte entraîne généralement la perte de plusieurs d'informations : photos, format de l'article, règles typographiques, etc. Il en résulte souvent une impression peu satisfaisante au niveau de la lecture, et une surconsommation de papier pour obtenir un rendu adéquat.

Or, les navigateurs web (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome et Safari) proposent soit des extensions, soit des fonctionnalités en natif permettant d'imprimer les pages web correctement (Chrome)

Certaines extensions permettent de convertir les pages HTML en fichier .PDF (ex : PrintPDF pour Firefox, Web2PDFConverter pour Google Chrome

Archiver certains documents au format PDF/A


Le format PDF est un standard reconnu permettant de dématérialiser l'archivage de certains documents à valeur juridique/technique.

Une copie papier des documents n'est donc pas toujours nécessaire, et la création de fichier PDF permet alors d'éviter la consommation inutile de papier.

Le format PDF/A-1 est reconnu comme étant le format adéquat l'archivage et à long terme de documents. Il peut être généré à partir de certaines applications, gartuites (OpenOffice) ou sous licence.

Voir également sur un sujet connexe : Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux

Ce service en ligne permet de vérifier la conformité d'un document PDF/A-1

Les bons logiciels d'économie d'impression


Pour réduire le gaspillage, plusieurs logiciels permettent de diminuer la consommation d'encre et mieux gérer ses impressions : comme Green Cloud Printer iPrint ou Print Saver Eco par exemple.
  • Green Cloud Printer : ce pilote d'imprimante viruel permet d'économiser de l'encre et du papier lors des travaux d'impression quotidiens.


Il propose par exemple :

- Un aperçu interactif des documents avant impression
- La suppression rapide des pages vides, ou sans intérêts en 1 clic
- De combiner 1, 2, 4 pages par feuille de papier

Pour aller plus loin


A voir également :

Ce document intitulé «  Réduire les coûts d'impression dans l'entreprise  » issu de CommentCaMarche (www.commentcamarche.net) est mis à disposition sous les termes de la licence Creative Commons. Vous pouvez copier, modifier des copies de cette page, dans les conditions fixées par la licence, tant que cette note apparaît clairement.