Créer, partager et stocker ses documents

Décembre 2016

Deux logiciels font parler d'eux sur Internet en ce moment pour tout ce qui a trait à la gestion de ses documents parmi tant d'autres (un petit classement des logiciels du cloud) . Il s'agit d'Evernote et de Dropbox, qui sont à la fois des logiciels clients à installer et des services web accessibles en ligne.
Schématiquement, Dropbox sert surtout à l'archivage et la synchronisation de vos documents entre vos différents terminaux (ordinateurs, smartphones, tablettes tactiles). C'est une solution de stockage en ligne, disponible gratuitement 2 Go de données au départ, que vous pouvez étendre jusqu'à 8 Go (250 Mo par amis), et jusqu'à 50 ou 100 Go pour les versions payantes.

Evernote, lui, est un programme qui sert à prendre des notes un peu partout, et sur n'importe quel support (depuis votre téléphone portable, votre tablette ou votre ordinateur). Il gère les formats audio, les images, les textes (mais pas les vidéos, sauf le flux d'une webcam) que vous pouvez insérer dans vos notes. Vous pouvez enfin partager vos notes avec vos contacts ou via les réseaux sociaux.

Voyons un peu ce que permettent ces deux outils, et comment s'en servir.


Dropbox


Très simple à utiliser, Dropbox demande l'installation d'un logiciel client téléchargeable depuis
l'adresse officielle.
Ce client est compatible Windows, Mac, Linux et avec les appareils mobiles sous iOS (iPhone, iPad), Android et Blackberry OS.
Une fois installé, le client va vous demander de créer un compte en ligne vous identifiant sur le système Dropbox. Votre identifiant principal correspond à votre adresse e-mail.

Une fois créé, votre compte vous donne accès à l'interface en ligne et à votre dossier personnel accessible depuis votre ordinateur.

Liens complémentaires :

Evernote


Evernote ne fonctionne pas sur le même principe que Dropbox.
Son but est de stocker des documents en ligne également, mais sous forme de prise de note. Vous ne sauvegardez pas vos fichiers tels quels, vous créez des notes qui sont un moyen de vous souvenir de choses importantes, et de réaliser, pour les plus créatifs, des associations d'idées autour d'un thème en particulier.

Pour être plus concret, Evernote s'installe comme Dropbox sous la forme d'un logiciel client présent sur votre ordinateur. Via ce logiciel client, vous pouvez créer vos notes et y ajouter le contenu souhaité.
Tout comme Dropbox, vos notes sont hébergées en ligne sur les serveurs d'Evernote ce qui vous permet à tout moment et depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile (smartphone ou tablette) d'accéder à vos notes.

Le logiciel client Evernote


Assez intuitif, ce logiciel s'utilise presque immédiatement.
Créez une nouvelle note en cliquant sur le bouton correspondant, en haut à droite de la barre d'état du logiciel, à côté du bouton Galerie. Un document s'ouvre à droite de votre écran qui se présente sous la forme d'un éditeur de texte standard. Vous pouvez écrire un texte bien entendu, mais aussi ajouter des images, des textes venus d'une page web ou un email tout simplement en faisant un glisser-déposer des éléments en question vers votre note.


Il est possible d'ajouter dans une note un fichier audio, voire une pièce jointe (qui peut être un fichier) en cliquant sur le bouton tout à droite à côté de l'insertion de tableaux. A noter qu'en plus, il est possible d'insérer dans son document des liens hypertextes et des vidéos provenant de webcam (mais pas une vidéo web a priori, dommage !).

Pour chaque note, vous pouvez indiquer l'auteur, la géolocalisation de l'endroit où vous l'avez prise, et y ajouter une étiquette qui indiquera en quelque sorte le thème principal auquel la note se rattache.
Un peu à la manière de Dropbox, chaque note créée peut être partagée avec d'autres utilisateurs. Là encore, il faut renseigner une adresse email pour qu'Evernote lui adresse le contenu correspondant, ou bien partager via les réseaux sociaux Twitter ou Facebook cette note.

Il faut savoir qu'en tant que compte gratuit, vous êtes limités à 60 Mo de documents stockés par mois, ce qui est relativement peu. On évitera donc les pièces jointes sur les notes, en préférant des liens et des images.


Si vous utilisez régulièrement cet outil, retrouver ses notes devient vite un casse-tête. Pour ne pas se perdre, il faut alors utiliser le système d'étiquettes où la recherche par attributs. La recherche par attributs consiste à parcourir l'ensemble de vos documents par date de création, date de dernière modification, mais aussi par type de documents proposés (image, vidéo, avec pièce jointe...) ou par source (e-mail, page web...).

Evernote sur Internet


Sur le site d'Evernote vous pouvez accéder à toutes vos idées créées depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur. Les options sont à peu près les mêmes, même si la présentation est légèrement différente.
Seul petit plus, vous avez accès à vos paramètres de compte, pour changer vos coordonnées, votre mot de passe, mais aussi pour voir l'état de votre espace de stockage Evernote.
Le coût pour passer d'un utilisateur standard gratuit à celui d'un utilisateur Premium est de 5 dollars par mois. La limite passe alors de 60 Mo à 1 Go.

A voir également :

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