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Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux

Février 2015

La dématérialisation des factures est devenu un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d'un tel dispositif sont nombreux, le passage à l'échange de facture électronique doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales. Tant au niveau du mode de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l'authentification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique). Autant d'étapes indispensables pour être en règle avec l'administration fiscale. Le point sur les règles encadrant ce dispositif, les différents types de dématérialisation, et les étapes essentielles de la mise en place d'un dispositif de facturation électronique.


Les avantages de la dématérialisation de factures

  • Gains financiers : réduction de l'utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Le coût d'une facture papier s'élève en moyenne à 17 €, le coût d'une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 4 € (source : prestataires).
  • Gain de productivité : une solution de dématérialisation intégrée qui fait appel à un ou plusieurs tiers de confiance (pour l'envoi, la certification, et l'archivage) évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée
  • L'archivage électronique permet de retrouver immédiatement une facture, sur demande de l'administration fiscal ou du client.
  • Consultation en contexte mobile (via les coffre-forts électroniques)
  • Pas de délai de transmission des documents (encaissement plus rapide)
  • Intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation (SAP)
  • Les factures électroniques ont une valeur probante/irréfutable (dans la mesure où législation stricte qui les encadre est respectée)
  • Disponibilité du système : la plupart des grandes entreprises ont mis en place un système de facturation électronique pour leurs flux entrants ou sortants, ce qui facilite la transition vers la dématérialisation pour leurs fournisseurs.

Deux types de factures électroniques

  • Les factures dites « structurées ». Celles-ci sont émises en respectant différentes normes d'échange de données informatisé, reconnues par l'administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (ex :EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou autres formats similaires (ex : IDoc de SAP).


Ces formats proposent des structures de syntaxe et de balisage, qui permettent aux utilisateurs de retrouver et identifier les informations essentielles sur une recherche donné (nom du client, numéro de commande, montant de la TVA), notamment en cas de demande de l'administration fiscale.

La mise en oeuvre d'une solution de dématérialisation structurée nécessite de passer par un ou plusieurs prestataires, est s'avère donc plus coûteuse.
  • Les factures dites « non structurées ». Celles-ci sont envoyées sous un format électronique non modifiables. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. Elles ne permettent pas toujours de retrouver les informations contenues sur le document, dans la mesure où leur contenu n'est pas entièrement interprétable informatiquement. A noter que certains formats non structurés (Word/Excel) sont à éviter, compte tenu de leur caractère modifiable et donc discutable.


Ce type de facture électronique est moins coûteux, et donc plus accessible pour les entreprises de taille intermédiaire.

Deux modes de facturation

On distingue :
  • La facturation dite « simple » : dans ce cas, l'échange de factures est réalisée par voie électronique entre client et fournisseur, la preuve juridique de cette échange demeurant la facture « papier » (le traitement juridique de la transaction n'est pas affecté)
  • La dématérialisation fiscale : L'échange de factures est seulement réalisé par voie électronique, ce qui permet d'éviter l'émission redondante d'une facture papier (le document numérisé -et certifié- a valeur de preuve). Dans ce cas, les fichiers doivent être normés, et répondre à certaines contraintes de mise en oeuvre. En effet, la facture - en tant que document fiscal- est utilisé -entre autres- pour porter les montants de TVA et constituer une preuve en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Dématérialisation fiscale : cadre légal en France

La loi de simplification de 2014

[Mise à jour faite le 13 novembre 2014]

Le projet de loi relatif à la simplification de la vie des entreprises contient plusieurs articles à propos de la dématérialisation des factures, notamment les factures émises par les entreprises envers l'Etat français (marchés publics). Adopté au Sénat le 5 novembre, il suit son cours législatif mais d'ores et déjà, des trajectoires sont dessinées.

Elles concernent l'obligation pour les entreprises de communiquer des factures sous format électronique pour toutes fournitures de biens ou de services à l'Etat.

Le calendrier envisagé :
1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques.5
1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire.
1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises.
1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.

Dès aujourd'hui, le point de contact pour cette démarche dématérialisée est le portail Chorus-factures.

Les formats de facture acceptés sont :
- Le format PDF,
- EDI (échange informatisé de données)
- Le format manuscrit.

Pas d'obligation de signature électronique, car l'un des objectifs est bien de simplifier la démarche. Le portail permet aussi de suivre l'état d'avancement de son traitement.

Pour les mémoires de frais de justice, un autre portail est ouvert

La directive de 2001

Une directive européenne datant de 2001 (et en vigueur en 2004 dans les pays de l'Union) autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier, en tant que document légal. En France, les dispositions de cette directive sont pondérées par le Code Général des Impôts. Les articles articles 289 bis et 289 V précise les conditions de la dématérialisation.
  • L'article 289 b du CGI autorise l'échange de données informatisées structuré (ex : EDI). « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d'origine. »
  • L'article 289 V du CGI autorise la dématérialisation des factures dans des formats non structurés (pdf), moins coûteux. « les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article »

Signature électronique et archivage : deux étapes essentielles

Outre l'accord formel entre les entreprises procédant à l'échange électronique de leurs factures, un ensemble d'étapes est nécessaire à la validité de cette procédure au regard de la loi. A plus forte raison lorsque l'échange de factures n'est pas « structrué ».
  • Le signature électronique de factures : il est fourni par un tiers certificateur (prestataire de services de certification électronique ou Autorité de certification), ce qui permet d'apposer « un certificat électronique » à chaque facture émise, pour authentifier le signataire à l'origine des données transmises. Le certificat électronique transmis au destinataire contient des éléments lui permettant de vérifier l'intégrité des documents transmis. Les factures peuvent être signées électroniquement soit individuellement, soit par lot (vers le même destinataire.


Voir aussi notre astuce Certificat et facture électronique
  • L'archivage et la conservation de factures : les entreprises ont l'obligation de conserver leurs factures (électroniques ou « papier ») pendant un délai de dix ans. Dans le cadre de la dématérialisation fiscale (sans impression papier), les entreprises peuvent conserver un double électronique de la facture, à condition d'en garantir « l'authenticité, l'intégrité et la pérennité » couvrant le délai de conservation. Dans ce cas, elles doivent faire appel à un prestataire fournissant des services de stockage ou coffre-fort électronique, en conformité avec la loi.

Quelques fournisseurs de solutions de dématérialisation des factures

Adesium
Itesoft
Yooz
Seres
Esker (Esker on Demand)
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Dematerialisation-des-factures-aspects-pratiques-et-legaux.pdf

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Publié par CommentCaMarche - Dernière mise à jour par Jérôme Perrier
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