Utiliser Dropbox dans un contexte professionnel

Décembre 2016

Vous travaillez avec des collaborateurs nomades, qui ont besoin d'accéder à des documents quelles que soient les plateformes et terminaux utilisés ? Dropbox est sans doute fait pour vous ! Mais si le service est surtout connu pour son service de stockage de documents en ligne, les professionnels peuvent tirer avantage des multiples usages offerts par cette plateforme.

Communication avec les collaborateurs, mais aussi avec les clients et prestataires, ou encore hébergement d'un petit site web ou le transformer en service de back-up, avec Dropbox, on peut tout faire... ou presque ! Véritable coqueluche des fanas du cloud, Dropbox s'impose comme un service malin, qui permet d'accéder à tous les documents de l'entreprise, partout, tout le temps !


Dropbox, c'est quoi ?

Dropbox est un service qui permet de stocker ses fichiers en ligne, moyennant la création d'un compte sur le site web de Dropbox. Le service permet de stocker gratuitement jusqu'à 2 Go de données, quel que soit le type de fichier. Pour disposer de plus d'espace, il vous faudra opter pour un compte « Premium » : 9,99 $ par mois pour 50 Go ou 19,99$ par mois pour 100 Go. Mais le vrai « plus » du service, c'est la possibilité offerte par l'[download/telecharger-34081904-dropbox utilitaire Dropbox] de synchroniser l'intégralité des documents stockés en ligne, quel que soit le terminal utilisé (netbook, tablette, PC, Mac ou smartphone. Dropbox est compatible avec Windows, Ubuntu, Mac, iOS, Blackberry ou encore Androïd.

Le service permet de stocker et de synchroniser des fichiers en ligne ou de les partager avec d'autres ordinateurs, en déposant dans un dossier « Dropbox » des fichiers qui seront automatiquement synchronisés sur des serveurs sécurisés et sur les ordinateurs qui ont le client DropBox installé.

Partager des fichiers avec ses collaborateurs

Les possibilités offertes par le service « Dropbox » sont particulièrement bien adaptées au travail avec les collaborateurs nomades. Ils pourront eux aussi envoyer des documents dans le nuage, les partager et les synchroniser sur leur mobile, leur tablette ou leur ordinateur. Attention cependant si vous souhaitez collaborer à un même document, adoptez une charte de nommage commune à vos documents afin de ne pas vous y perdre lors des différentes synchronisations !

Vous pourrez de toute façon accéder à toutes les versions du document édité durant 30 jours, dans la version gratuite. Idem en ce qui concerne la suppression : si vous supprimez par mégarde un document, vous pourrez le retrouver facilement, via une fonction de restauration.

Pour pouvoir co-éditer les documents et les partager avec vos collaborateurs, vous devez systématiquement les « inviter » à partager les documents, pour qu'ils puissent également y avoir accès. Les documents partagés dans l'espace privé de Dropbox sont cryptés, pour assurer la confidentialité et la sécurité du partage.

Les options de partage de Dropbox permettent également de communiquer avec des clients ou des fournisseurs, puisqu'il est possible d'attribuer un lien pour chaque document envoyé vers la plateforme.

Effectuer un back-up

Même si Dropbox a plutôt vocation à partager et échanger des documents, elle n'en est pas moins une excellente solution pour effectuer un back-up des documents importants que vous souhaitez conserver. Il vous suffira simplement de spécifier dans quel(s) répertoire(s) se trouvent les documents que vous souhaitez sauvegarder sur Dropbox (Mes Documents, par exemple). Vous pourrez ensuite synchroniser les documents que vous avez stockés sur Dropbox avec n'importe quel terminal, puisque l'utilitaire permet de synchroniser les fichiers avec un nombre illimité de tablettes, smartphones, PC, netbook ou Mac.

Si vous souhaitez sauvegarder jusqu'à 2 Go de données, vous pouvez donc effectuer une sauvegarde à moindre coût !

Synchroniser Dropbox avec d'autres applications en ligne

CloudHQ est un service en ligne qui permet de synchroniser ses données Dropbox avec différentes applications web : la suite Googles Docs, l'outil de gestion de projet Basecamp et le service de sauvegarde et de stockage de données en ligne Sugarsync. Il est disponible sur abonnement (4 $ par mois).

Partage de dossiers via Facebook

Dropbox permet aux utilisateurs de partager des dossiers via leur compte Facebook, avec d'autres membres de leur réseau.

Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, il est nécessaire d'autoriser l'application à se connecter à son compte Facebook (depuis Dropbox). Ce qui permet ensuite d'ajouter depuis l'interface Dropbox les noms d'amis sur Facebook autorisés à accéder au dossier choisi.

A noter que cette fonctionnalité ne supporte pas pour l'heure l'ajout de listes ou groupes Facebook dans le champ d'invitations.

Partager des fichiers Dropbox dans des groupes Facebook

Les utilisateurs de comptes Dropbox ont la possibilité de partager des fichiers stockés sur Dropbox à l'intérieur de groupes Facebook. Cette fonctionnalité de partage est disponible depuis la fenêtre de partages de statuts, comme ci-dessous :
centre

Utiliser l'authentification forte, pour plus de sécurité

Dropbox propose en option un système d'authentification à deux facteurs (validation à deux étapes) : celui-ci conditionne l'accès à un compte Dropbox à deux mots de passe : le premier lié à son compte Dropbox, et le second à un code sécurisé envoyé sur mobile, à renseigner en ligne au moment de la connexion. Cette procédure permet d'éviter les accès non autorisés à son compte, en cas de perte ou de vol de son terminal ou de ses identifiants.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 1.5.12 de l'application de bureau Dropbox. Une fois cette version ou une version ultérieure installée, il est ensuite nécessaire de suivre ce lien pour activer le système d'authentification forte.
A noter, il est possible d'utiliser une application d'authentification mobile comme Google Authenticator pour installer un système d'authentification à deux facteurs pour Dropbox sur les plateformes iPhone, Android et BlackBerry. (Voir cette astuce)

DropBox Entreprises

L'offre Entreprises de Dropbox (1 000 Go au départ) est dédiée aux TPE/PME qui travaillent en équipes en mode collaboratif. Elle est assortie d'outils de gestion et d'administration, et de différentes fonctionnalités Premium.
Ses caractéristiques :
  • Chiffrement des données (AES 256 bits et protocole SSL)
  • Effacement à distance de dossiers Dropbox, en cas de perte ou de vol d'un ordinateur
  • Validation de connexion en deux étapes
  • Séparation des comptes Dropbox personnel et professionnel
  • Récupération des fichiers supprimés et historique des versions
  • Administration centralisée
  • Authentification unique avec Active Directory
  • Transfert des comptes Dropbox existants à Dropbox Entreprises, et des fichiers vers un nouveau compte en cas de départ d'un employé.

Regrouper et gérer ses photos et vidéos grâce à l'application Carousel

Carousel est une application mobile gratuite (iOS et Android) éditée par Dropbox qui permet de synchroniser automatiquement les photos et vidéos prises avec son smartphone avec son espace de stockage en ligne Dropbox.
Elle permet de regrouper l'ensemble des photos/vidéos de son compte Dropbox et de son smartphone dans une galerie, et de lancer des diaporamas.

Dropbox Paper : le travail collaboratif

Déjà testé auprès de certains utilisateurs sous le nom Dropbox Notes, Dropbox Paper est disponible en version bêta et accessible à tous depuis août 2016. Il s’agit d’un outil collaboratif d’édition de documents.

Dropbox Paper propose sensiblement les mêmes fonctionnalités que le Google Docs (Google Drive) ou qu’Office Online.

Avantages :
- Une interface simple et épurée : il faut entrer du texte pour accéder aux options de mise en ligne,



- L’ajout de documents facilité, qu’il s’agisse de sources externes ou de documents déjà stockés sur son compte Dropbox,



- L’accès à plusieurs documents préformatés (notes, description de projet ou brainstorming),
- Le travail collaboratif facilité avec la possibilité d’ajouter plusieurs collaborateurs, dont les interventions sont signalées sur le document. Les divers intervenants peuvent également être cités en utilisant une fonction @.

Dropbox Paper est accessible en application web, mais également en version mobile sur iOS et Android.

En savoir plus

Voir le tutoriel Dropbox - Stocker et partager des données en ligne
Visiter le site de Dropobox
Télécharger l'utilitaire de synchronisation Dropbox

A voir également :

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