Choisir un service de partage de documents en ligne

Décembre 2016

Les services de partages de documents en ligne sont devenus des outils incontournables pour les entreprises et les professionnels indépendants. Qu'il s'agisse d'outils permettant de diffuser des documents à des fins marketing ou pour soigner son e-réputation, ou d'outils de productivité en mode collaboratif à usage interne, ils occupent une place de choix à l'heure de la mobilité et du boom des réseaux sociaux. Focus sur les fonctionnalités et les avantages de ces outils, avec une sélection des meilleurs d'entre eux.


Plateforme de partage de documents : quels usages ?

E-veille, e-réputation, e-commerce et marketing


Pour les entreprises/professionnels qui ont une autorité dans leur domaine et veulent soigner leur image de marque en ligne, une plateforme de partages de contenus en ligne peut leur servir à :

- Diffuser des présentations et diaporamas (ex : de type Power Point) sur un sujet d'expertise
- Publier les compte-rendus/minutes d'un : séminaire, atelier et tables ronde, conférence, etc.
- Publier un dossier de presse, un document de synthèse sur un nouveau produit/service
- Publier un benchmark
- Publier des brochures/catalogues
- Diffuser des contenus pédagogiques de type libre blanc ou articles d'angle (ex : « 10 conseils pour »)
- Publier la couverture et les extraits d'une oeuvre numérique payante (ex : un ebook en vente sur d'autres plateformes)
- Optimiser son référencement sur les moteurs de recherche (mots-clés) et sa présence sur les réseaux sociaux (réseautage professionnel)
- Faire connaître ses travaux, grâce aux votes de la communauté de lecteurs ayant accès aux documents sur la plateforme
- Faire une veille sectorielle, concurrentielle et documentaire (dernières études parues)
- Pour les chercheurs d'emplois : publier son CV

Travail collaboratif


Certaines plateformes en ligne proposent une alternative aux suites bureautiques en cloud, de type Google Docs ou Office Web Apps, avec des fonctions d'édition allégées qui conviennent bien aux travaux ponctuels. Elles s'adressent particulièrement aux petits groupes de travail qui collaborent sur des documents, y compris en situation mobile. Ces plateformes proposent des outils de conversion automatique qui permettant la lecture des documents en ligne, et disposent d'outils d'éditions allégées (ex : annotation). Ce sont des plateformes dédiées à la communication interne.

Quelles plateformes de partage de documents en ligne choisir ?

Pour l'e-veille, l'e-réputation, le marketing et l'e-commerce


Scribd et Slideshare sont les deux plateformes de partages de documents les plus populaires sur internet. Elles offrent toutes les deux la possibilité d'exporter les documents stockés sur les blogs et les principaux réseaux sociaux, pour faciliter leur recommandation et garantir leur visibilité.
  • Scribd

Cette plateforme réunit 60 million de lecteurs chaque mois (majoritairement anglophone) et rassemble plusieurs dizaines de millions de documents.

Les documents supportés : PDF, MS Word (.doc, .docx), PowerPoint (.ppt, .pps, .pptx), Excel (.xls, xlsx), PostScript (.ps). La suite OpenOffice : Text Document (.odt, .sxw), Presentation Document (.odp, .sxi), Spreadsheet (.ods, .sxc). Plain text (.txt), Rich Text Format (.rtf)

Les principaux avantages :

- Scribd propose un lecteur multiplateforme (iPaper) qui supporte plusieurs fonctionnalités (zooms, recherche de texte, utilisation de l'imprimante). Celui-ci évolue vers le support du HTML5, ce qui garantit la perennité du service.
- Le fonctionnement communautaire : les votes sont attribuées aux documents les plus intéressants, dont la visibilité évolue au fur et à mesure.
- Intégration avec Facebook et Twitter (partage des documents automatique)
- Scribd propose le ScribStore : une e-boutique pour les éditeurs qui souhaitent diffuser des contenus numériques payants
- Les documents peuvent être partagées sur plusieurs plateformes mobiles : dont iPhone, Android, Windows Mobile, Blackberry, Palm, etc.
  • Slideshare

Ce service de partage de présentations professionnelles en ligne compte environ 12 millions de visiteurs uniques par mois.

Les documents supportés : ppt, pps, pptx, odp, pdf, doc, docx, odt, Keynote, iWork pages

Les principaux avantages

- Propose plusieurs services payants (abonnement mensuel), avec accès à des outils d'analyse statistiques concernant ses documents téléchargés, une intégration plus poussée avec Linkedin et le téléchargement illimité de documents.
- Possibilité d'inclure des vidéos hébergées sur Youtube dans les présentations
- A l'image de Scribd, les présentations peuvent être configurées pour un accès privé
- Compatibilité avec les principaux smartphones (iPhone, iPad, Android, etc.)
- SlideShare vient récemment de lancer un outil d'audio et visio conférence gratuit baptisé Zipcast.
  • Calaméo

A la différence des deux précédentes, Calaméo est une plateforme de diffusion de contenus contenant des éléments multimédias. Elle permet ainsi de convertir toutes sortes de documents bureautiques (PDF, MS Office, OpenOffice, StarOffice) en publications numériques interactives (intégrant son, image, vidéo) pour produire des présentations de qualité professionnelle.

On peut également citer plusieurs plateformes aux fonctionnalités se rapprochant des trois précédentes :

- Docstoc : Une plateforme de stockage et de partage de documents numériques tournée vers le monde professionnel (documents juridiques, économiques, éducatifs, fiscaux).
- Edocr : Une plateforme de diffusion dédiée aux documents professionnels (brochures, cas d'étude, communiqués de presse, articles) qui propose une distribution sur plus de 300 canaux de diffusions affiliés (dont Twitter et Facebook). Avec plusieurs gammes de services pour les professionnels.
- Evadoc : site gratuit généraliste de partage et de lecture de documents créé en 2009, qui regroupe ebooks, guides, présentations, rapports, publications d'entreprises, etc.

Pour le travail collaboratif


Ces services en ligne permettent de télécharger, lire et éditer légèrement différents types de documents de type textes (word, PDF), images, etc simultanément entre plusieurs utilisateurs. Ils offrent une alternative à des services comme Google Docs, ou les Office Web Apps de Microsoft, qui nécessitent une inscription préalable. Ils fonctionnent particulièrement bien sur la base d'une collaboration éphémère.
  • Titanpad : un éditeur de texte en ligne très simple, qui permet d'inviter des collaborateurs à la création d'un ou plusieurs documents. Les documents peuvent être importés ou exporter sous plusieurs formats (Word, OpenDocument, PDF, etc.). On peut citer Typewith dans la même catégorie
  • Crocodoc : Ce service collaboratif permet à plusieurs utilisateurs de stocker, annoter et co-éditer en ligne différents types de documents (PDF, Word, images et présentations PowerPoint). Le partage se fait simplement via l'envoi d'une URL commune ou via une invitation par mail. L'édition des documents est minimaliste (annotations, surlignage, dessin).
  • Showdocument Parmi les nombreuses fonctionnalités en mode hébergé (whiteboard, audio et video chat), ce service web propose gratuitement l'édition de documents en ligne (PDF, Word, PowerPoint, images, vidéos, etc.) en mode collaboratif (invitation par mail, où via une URL unique)

A voir également :

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