Rédiger une charte d'utilisation des réseaux sociaux

Décembre 2016

Téléchargement illégal, usage inapproprié des réseaux sociaux : l'utilisation d'internet dans l'entreprise est de plus en plus complexe à encadrer. « L'Affaire » des trois employés licenciés fin 2010 pour avoir dénigré leur employeur sur Facebook souligne les risques liés à ces plateformes d'expression, qui sont au croisement de nombreuses problématiques : comme l'atteinte à l'e-réputation, la baisse de productivité, ou encore la fuite d'informations sensibles. A l'heure où le télétravail pousse au mélange des usages pro et perso, comment sensibiliser les employés à une utilisation pérenne des réseaux sociaux dans l'entreprise ? Quelles limites imposer, et quelles libertés accorder aux salariés ?




Une utilisation « raisonnable » des réseaux sociaux en entreprise


La CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) recommande aux entreprises de donner aux salariés le droit à un usage raisonnable d'internet à des fins non professionnelles depuis le lieu de travail. Les emails et la consultation de pages web pour des besoins personnels peuvent entrer dans le cadre de ce type d'utilisation. Concernant les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, Myspace, etc.), les approches sont très contrastées. Tout dépend de la place qu'ils occupent dans l'entreprise (ex : utilisation d'une Fan Page Facebook, de compte Twitter pro ou perso pour les besoins de l'entreprise), le nombre d'employés concerné par leur utilisation, le degré de confidentialité des activités de l'entreprise.

Pour préciser le cadre d'utilisation de ces nouveaux outils, la CNIL invite à l'adoption d'une charte Internet dans l'entreprise qui a pour objectif de "sensibiliser les salariés ou les agents publics aux exigences de sécurité, d'appeler leur attention sur certains comportements de nature à porter atteinte à l'intérêt collectif de l'entreprise ou de l'administration".

Rédiger une charte d'utilisation des réseaux sociaux


Cette charte peut être enchâssée dans une charte d'utilisation d'internet ou figurer séparément si les règles d'utilisation des réseaux sociaux dans l'entreprise sont très spécifiques. Dans ce cas, elle est découpée en trois parties : introduction (rappel des valeurs de l'entreprise et du devoir de réserve), charte (partie chapitrée), et conclusion.

Voici les têtes de chapitres figurant souvent dans ce type de charte :
  • Utilisation appropriée/inappropriée des réseaux sociaux : cette section définie les règles d'utilisation de base, pour tous les utilisateurs de l'entreprise, sur le lieu de travail et en dehors. Elle rappelle le devoir de réserve des employés. Dans sa charte (voir exemples plus bas), le constructeur américain Dell précise : « l'utilisation inappropriée des médias sociaux est inacceptable. Celle-ci recouvre notamment : la publication de contenus dénigrant l'entreprise sur des sites de partage d'informations, la publication de commentaires diffamatoires contre des collègues ou des clients sur des forums ou des blogs, et le partage d'informations confidentielles ».
  • Autorisations de communication sur les réseaux sociaux : Attribuer des autorisations permet de définir quels professionnels/services dans l'entreprise son habilités à parler d'elle en sont nom sur les réseaux sociaux. Ce chapitre permet aussi de préciser quelles plateformes doivent être utilisées et dans quel cadre la communication doit avoir lieu. Il peut aussi faire mention des applications/plateformes sociales dont l'accès est bloqué sur le réseau d'entreprise, en indiquant les raisons de ce blocage.
  • Distinction entre utilisation professionnelle et utilisation personnelle : un aspect fondamental pour définir l'utilisation des réseaux sociaux dans la sphère professionnelle. Dans sa charte d'utilisation des réseaux sociaux, l'agence de presse Reuters (voir plus bas) recommande à ses employés de créer deux profils différents s'ils utilisent des comptes Facebook et Twitter : « nous attendons de nos employés qu'ils appliquent des règles d'utilisation des médias sociaux dans leur vie professionnelle différentes de celles qu'ils appliquent dans leur vie personnelle ». Reuters recommande également à ses employés de « limiter au maximum la communication d'informations personnelles sur leur profil professionnel ». Cette opération est possible en réglant les options de partage d'information sur son compte Facebook notamment. Mais dans tous les cas, il convient de rappeler que la jurisprudence actuelle reconnaît Facebook comme une réseau social public, et que certaines informations confidentielles partagées sur le réseau (dénigrement) peuvent motiver un licenciement.
  • Protection de la propriété intellectuelle : ce chapitre rappelle le devoir de réserve auxquels sont soumis les employés, en ce qui concerne les informations, projets, réunions et autres activités internes à la vie de l'entreprise. Il permet de faire le point sur les limites de ce qui peut ou ne peut pas être partagé sur les réseaux comme Twitter, Facebook ou LinkedIn, et donne des recommandations destinées à réduire le risque de piratage ou d'exposition aux procédés d'ingénierie sociale (sur le niveau d'information à partager, les techniques de sécurisation des mots de passe, etc.)
  • Condition d'utilisation et d'accès aux réseaux sociaux : ce chapitre peut évoquer notamment certaines restrictions et limites pratiques. Comme le temps d'utilisation hebdomadaire personnel des réseaux sociaux qui est autorisé par l'entreprise. Il peut aussi aborder les problématiques de mobilité : notamment la conduite à tenir si l'utilisateur se connecte à partir d'un point d'accès non sécurisé (hot sport WiFi dans une gare, un hôtel, etc.)

Charte d'utilisation des réseaux sociaux et règlement intérieur


Le règlement intérieur d'une entreprise prévoit les mesures d'application de la règlementation en matière d'hygiène et de sécurité, et édicte les règles relatives à la discipline. Il est obligatoire pour les entreprises de plus de 20 salariés mais peut également s'appliquer dans les plus petites structures. Il permet par exemple de présenter les sanctions disciplinaires prévues en cas de non-respect de certains points figurant dans la charte internet de l'entreprise.

Celles-ci doivent être conformes aux dispositions du code du travail : en effet, après avoir été soumis au comité d'entreprise et au CHSCT (Comité d'Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail), le règlement intérieur est communiqué à l'inspection du travail, qui peut exiger le retrait ou la modification de certaines clauses jugées non conformes. Dans tous les cas, le règlement intérieur fait l'objet d'une obligation d'affichage dans l'entreprise.

Modèles de chartes d'utilisation d'internet et des réseaux sociaux


Plusieurs grandes entreprises disposent d'une charte d'utilisation des réseaux sociaux :

On peut citer celles de (en anglais) :

Dell
Reuters
Intel
Cisco

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