Utiliser Evernote dans un contexte professionnel

Septembre 2016

Adopté par 6 millions d'utilisateurs dans le monde, Evernote est l'un des outils de prise de note les plus populaires aujourd'hui. Avec des fonctionnalités qui répondent à de très nombreux usages productifs : de la sauvegarde de documents à la gestion de tâches et de mini-projets, en passant par l'archivage de contenus web, le travail collaboratif, etc. Multiplateforme et simple d'utilisation, Evernote convient parfaitement aux professionnels nomades : Il s'appuie notamment sur ses applications web et mobiles qui permettent de synchroniser facilement les données d'un accès à l'autre. Alors, quels sont les principaux usages et fonctionnalités d'Evernote ?


Evernote : quels usages pour les professionnels ?


EverNote est un programme de rappel/post-it et d'archivage de contenus. Il est disponible en service en ligne, en Desktop (à télécharger ici) et sur applications mobiles. Les outils et fonctionnalités proposés par cet outil conviennent donc à de très nombreux contextes professionnels. Le principal intérêt étant la possibilité d'utiliser l'outil sur n'importe quel terminal (mobile, tablette tactile, PC, etc), et en mode collaboratif.

Il faut d'abord créer un compte sur le site d'Evernote pour pouvoir commencer à utiliser l'outil. Vous avez alors accès à de nombreux outils qui permettent des utilisations variées :

- Bloc-notes : les notes sont synchronisées via le compte en ligne d'Evernote et permettent des mises à jour automatiques entre la version web, la version Dekstop et les applications mobiles d'Evernote. Ce qui est propice à une utilisation nomade.
- Archivage et sauvegarde de notes/fichiers, avec différents critères d'indexation. Evernote supporte l'archivage de mails (et pièces-jointes) envoyés via une adresse email Evernote dédiée (limité à 60 Mo mensuel dans la version gratuite).
- Archivage des URL, contenus web et pages visitées : pour les présentations, les travaux nécessitant des recherches documentaires.
- Archivage des Tweets : la fonctionnalité myEn permet d'enregister ses Tweets favoris dans Evernote
- Sauvegarde de mots de passe
- Gestion de mni-projets : Avec la possibilité de créer des listes de tâches, qui peuvent être triées en fonction de leur statut (terminées, non terminées)
- Gestion administrative : il est possible d'envoyer des photos via son mobile vers son compte Evernote (cartes de visites, reçus, factures, etc.)
- Travail collaboratif : les carnets de notes peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs

Fonctionnalités disponibles sur Evernote


Les fonctionnalités suivantes correspondent à la version gratuite d'Evernote (versions web et desktop):

Les carnets de notes : L'équivalent de dossiers/classeurs. Chaque note créée peut être classée dans un carnet de notes dédié. Ce qui facilite le classement et l'archivage par la suite.

Notes : Outre la possibilité d'entrer et sauvegarder du texte, elles proposent :

- L'ajout de pièces-jointes (fichiers PDF, documents word, fichier multimédia) de 25 Mo maximum.
- Des outils de mise en forme standard (texte, alignement, taille de caractère)
- L'insertion de cases à cocher (pour créer des check-lists)
- L'envoi instantané de la note depuis l'interface web/application bureau vers une adresse email.
- La possibilité de convertir un email entrant (grâce à une adresse Evernote fournie à l'inscription) en note (elle peut être classée directement dans le bon bloc-note en mentionnant, dans le champ objet d'email, l'arborescence avec les signes @ pour le bloc-notes et # pour l'étiquette)
- Un bouton d'impression
- La version Desktop permet de composer des notes manuscrites
- La possibilité d'importer des notes depuis le bloc-notes Google

Les étiquettes Après les bloc-notes, c'est un second niveau d'arborescence qui permet de classer les notes. Le fait d'affecter une étiquette ou tag à une note, permet d'accéder plus vite aux notes enregistrées sous des appellations choisies (ex : « factures », « ébauche de projet », « ventes », « logos », etc.)

Les attributs Ils agissent comme des filtres et facilitent la recherche de notes sur l'interface d'Evernote. Il y a 4 types d'attributs : deux attributs pour la recherche historique (« créé » et « modifié »), un attribut « Contient » (type de fichiers liés à la note comme les images, pièces-jointes, tâches non terminées) et un attribut « source » (e-mail, page web, mobile, etc.)

Les extensions Evernote pour les navigateurs


Evernote propose également des extensions/plugins à installer dans la barre d'outils des navigateurs (Web Clippers). Elles permettent de capturer les contenus d'une page web et les URL lors de la navigation, de les archiver, de créer une liste de favoris regroupés dans un bloc-note thématique, pour une consultation ultérieure.

Ces extensions s'avèrent donc particulièrement utiles pour les recherches documentaires.

Extension Evernote pour Google Chrome
Plugin (Add-on) Evernote pour Firefox

Les applications mobile Evernote


Evernote pour iPad (iOS 3.0, iPod et iPhone
Evernote pour BlackBerry
Evernote pour Windows Mobile
Evernote pour Android

Le compte Premium Evernote


La version Premium d'Evernote comprend plusieurs plusieurs outils et services qui s'avèrent indispensables pour une utilisation professionnelle. Et notamment :

- Téléchargement de 1 Go/mois (60 Mo pour la version gratuite)
- La recherche dans les PDF, l'accès à l'historique de la note, le carnet de notes hors-ligne (iPhone, iPad, iPod) non disponible dans la version gratuite
- Le partage (lecture et édition) des bloc-notes sur Evernote Web (seule la lecture est possible dans la version gratuite)

Le coût d'abonnement de la version Premium est de 5 $/mois ou 45$/an.

En savoir plus


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Les nouveautés d'Evernote Premium
Le site officiel d'Evenote
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