Choisir un logiciel de gestion de projet

Septembre 2016


Les logiciels de gestion de projet sont devenus essentiels à l'organisation et à la mise en oeuvre des activités de l'entreprise. Suivi et coordination des travaux de groupe, contrôle des flux d'informations, respect des deadlines et maîtrise des coûts : ces outils polyvalents sont adaptés aux besoins des petites entreprises comme des grandes structures, et sont souvent complémentaires des CRM et progiciels de gestion intégrée. Un éclairage sur les fonctionnalités offertes par ces solutions, quelques conseils pour choisir, et une liste de logiciels de gestion de projet disponibles aujourd'hui.

Des logiciels de gestion de projet à plusieurs "échelles"

Selon la taille de l'entreprise, le nombre de collaborateurs, et la complexité d'un projet, les fonctionnalités propres aux logiciels de gestion de projets varient considérablement. On peut les classer en 3 familles :
  • Les logiciels de gestion de projet "personnels" : ils proposent des fonctionnalités basiques (liste de tâches, échéancier, calendrier, etc.) et sont réservés à un usage personnel ou pour un petit nombre d'utilisateurs. On peut ranger notamment Basecamp (utilisateurs multiples) dans ces solutions, un outil plutôt réservé aux petites structures.
  • Les logiciels de gestion de projet collaboratifs : en mode SaaS externalisé, ou sur le serveur de l'entreprise, ils incluent des fonctionnalités plus riches : wikis, blogs, stockage de documents, édition de documents partagés, forums, création de bases de données, etc. C'est dans cette catégorie que se range notamment les logiciels Clarizen et Planzone.
  • Les logiciels de gestion de projet intégrée : ils sont polyvalents et proposent des fonctionnalités traditionnellement rattachées aux applications critiques de l'entreprise (ERP, CRM) : comme la relation clients, la facturation, le support technique etc, c'est le cas notamment du gestionnaire de projet en ligne worketc. Certaines solutions peuvent également s'intégrer en tant que module au progiciel de l'entreprise.

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de projet

Planification et monitoring des activités

C'est l'une des principales fonctionnalités des logiciels de gestion de projet, qui sont en premier lieu des outils de gestion du temps : ils permettent de découper les projets en plusieurs étapes, d'échelonner et coordonner les tâches attribuées à chaque équipe, de fixer une chronologie de mise en oeuvre et des échéances. Selon le nombre de personnes engagées dans un projet, la planification est plus ou moins complexe. Mais ces outils doivent permettre de :
  • Planifier correctement un projet en fonction de la réalisation de tâches interdépendantes
  • Évaluer et affecter les "ressources" (humaines, matérielles) nécessaires à la réalisation d'un projet, selon les besoins identifiés.
  • Gérer les éventuels retards et délais affectant la chronologie de réalisation du projet.
  • Renforcer la collaboration à l'intérieur des groupes de travail.

Maîtrise des coûts

La gestion du temps, des ressources humaines, et des personnes est bien sûr imbriquée aux aspects de gestion financière d'un projet. Ces logiciels sont censés permettre de finaliser l'ensemble d'un projet dans les délais correspondant au budget alloué à celui-ci. En revanche, l'outil ne remplace pas la réflexion relative aux contraintes organisationnelles, qui conditionnent fortement la mise en oeuvre d'un projet : rôles et fonctions précisément attribués aux collaborateurs, respect des spécifications de mise en oeuvre, formation à l'outil logiciel (en particulier s'il intègre une composante collaborative)

Distribution, partage et gestion des flux d'informations

Les logiciels de gestion de projet permettent de fournir des informations de différents niveaux (partagées ou non) aux membres d'un projet -managers et/ou collaborateurs-. Entre autres :
  • Liste des tâches
  • Wiki et partage de documents
  • Présentation générale (ex : graphique) du temps nécessaire à la réalisation d'une tâche
  • Récapitulatif de la progression du projet et du décalage entre les objectifs atteints et les objectifs tels qu'ils ont été planifiés.
  • Alerte sur des risques éventuels affectant le bon déroulement d'un projet
  • Informations sur la charge de travail, les plannings de vacances
  • Optimisation de l'utilisation des ressources non consommées (ex : ex temps "libre")

En local ou en SaaS, comment choisir ?

Les logiciels de gestion de projet existent soit en mode local (installé sur le serveur de l'entreprise), soit en mode SaaS, c'est-à-dire externalisé et disponible sur abonnement via internet. Pour plus de flexibilité, certains éditeurs offrent les deux possibilités.

Les solutions en mode SaaS ont plusieurs avantages :
  • Les logiciels sont accessibles de n'importe où depuis n'importe quel terminal, y compris les smartphones (pour certains).
  • Il est facile d'en régir l'accès
  • Ils sont naturellement multi-utilisateurs
  • Ils ne requièrent pas de mise à jour et n'utilisent pas les ressources informatiques de l'entreprise
  • On peut facilement budgétiser leur utilisation, puisqu'ils sont disponibles sur abonnement.


En revanche, les logiciels externalisés présentent également des inconvénients :
  • Ils ne permettent (généralement) pas de travailler en mode déconnecté.
  • Ils peuvent être moins disponibles que les logiciels hébergés localement (temps de réponse plus lent).
  • Les informations sont hébergées sur des serveurs distants

Logiciels de gestion de projet : liste non exhaustive

A noter : les logiciels de gestion de projet existent en licences propriétaire et Open Source (environ 1/4 des offres aujourd'hui)

Les solutions simples (fonctionnalités restreintes, convient aux petits groupes de travail) :
Planzone
Basecamp
Collabtive
Huddle
Hyperoffice
KPlato
Microsoft Project
Trac

Les solutions complexes (intégrées) :
AtTask
BrightWork
Genius Project
Journyx
Merlin (pour Mac OS X)
Project-Open (Open Source)

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