Profiter de l'été pour optimiser ses outils de travail

Septembre 2016



Le ralentissement de l'activité en juillet-août est une opportunité pour travailler mieux ! C'est le moment de programmer quelques plages de travail pour reposer sereinement les bases de son organisation, faire du tri, réfléchir à son efficacité et aux outils qui font gagner du temps et de la productivité.
Petit guide d'un bon ménage d'été pour une rentrée du bon pied.



Organiser E-Mails et contacts

Tamiser

Avant de penser à l'archivage, purgez les boîtes de réception et d'envoi de tous les mails devenus inutiles
  • lettres d'information obsolètes,
  • échanges courants,
  • alertes dépassées...

Votre boîte mail, quelle qu'elle soit, vous permet de trier les éléments par expéditeurs, destinataires, dates et mots clés.
  • Identifiez les expéditeurs de contenus devenus inutiles
  • Faites l'inventaire de vos dossiers et projets achevés
  • Triez
  • Jetez
  • Désabonnez-vous de toutes les newsletters et alertes que vous ne lisez pas.

Organiser

Après avoir passé en revue vos mails pour supprimer les indésirables, vous aurez une vision plus claire des nouveaux dossiers de classement qui vous seraient utiles :
  • Classez les mails restants dans des dossiers d'archive,
  • Créez des règles automatiques afin de trier automatiquement les mails entrants,
  • Modifiez au besoin vos règles existantes.


Il est inutile de chercher à tout classer a priori et à vider totalement sa boîte de réception: des « inclassables » apparaissent en permanence ! Votre objectif doit être de gagner du temps : utiliser à bon escient la fonction de recherche est plus productif que de passer du temps chaque jour à classer des mails.

Mettre à jour les contacts

  • Passez au peigne fin votre carnet d'adresses
  • Classez dans un dossier spécifique les personnes avec qui vous n'êtes plus en contact.
  • Intéressez-vous à la liste de vos contacts actifs, complétez et mettez à jour leurs fiches si nécessaire : pensez à vérifier les « signatures mail » automatiques dont les infos ont parfois changé sans qu'on les remarque !

Archiver

Les messages électroniques et pièces jointes associées pèsent vite très lourd sur la mémoire et la performance de votre ordinateur. L'archivage est indispensable ! Les logiciels les plus répandus, comme Outlook ou Mail, proposent tous une fonction d'archivage automatique qui compresse les données.
Vous pouvez également gérer manuellement votre archivage, par glisser-déposer depuis votre boîte vers les dossiers que vous aurez créées.Enregistrez ensuite cette archive en double, sur des supports mémoire amovibles.

Optimiser ses outils de veille

Flux RSS

Si vous avez déjà l'habitude d'utiliser les flux RSS pour suivre l'actualité des sites d'information et blogs qui vous intéressent, c'est le moment de vous pencher à nouveau sur leur organisation :
  • Supprimez les flux devenus invalides, ceux que vous ne lisez pas régulièrement,
  • Réorganisez vos thèmes de classement,
  • Prenez le temps de parcourir les blogrolls et listes de liens pour enrichir votre base d'information.


Si vous ne les utilisez pas encore, c'est le moment de vous pencher sur la question ! Les flux RSS vous permettent d'afficher au même endroit, sans vous rendre à leur adresse, les dernières nouvelles publiées sur vos sites préférés.

Pour commencer, choisissez l'agrégateur de flux qui vous convient le mieux
  • Googlereader, universel s'interface facilement avec votre compte et vos alertes google
  • Netvibes, pionnier, reste très convivial d'utilisation et vous permet également de faire partager votre univers
  • d'autres applications gratuites, comme BlogLines, FeedAgent, FeedDemon, FeedReader sont également simples et ergonomiques.


Une fois l'application installée, lancez-vous sur vos sites préférés, importez les flux, organisez les à votre guise : vous venez de gagner un temps précieux dans l'accès à l'information !

Favoris et bookmarks

Vos favoris sont-ils correctement classés ? Il y a fort à parier que vous avez ajouté de nombreuses adresses pour mémoire, au fil de votre navigation, sans avoir le temps d'optimiser leur classement.

C'est le moment de les repasser au peigne fin :
  • supprimer ceux qui répondaient à un besoin ponctuel et ne servent plus,
  • créer de nouveaux dossiers,
  • ajouter les sites de référence qui vous servent souvent en raccourcis dans votre barre de navigation...


Le web fait gagner encore plus de temps lorsque réfléchit intelligemment à sa navigation personnelle et qu'on crée ses propres raccourcis.

Avez-vous testé les services de social bookmarking ? Grâce à eux, vos favoris deviennent consultables depuis n'importe quel ordinateur, et partageables avec vos collaborateurs et amis. C'est la solution idéale pour organiser une veille collective sur les sujets et services qui concernent l'activité de l'entreprise, voire de partager entre collègues ses bonnes adresses personnelles.

Profitez de l'été pour y faire le ménage, ou bien pour concevoir votre compte et son ordre de classement. Parmi les services existants, Diigo, Delicious et Digg comptent parmi les plus populaires.

Outils d'alerte

La veille e-réputation consiste à mettre en place certains outils et certaines pratiques pour surveiller ce qui se dit sur le web et sur les médias sociaux au sujet de sa propre entreprise, de celle d'un concurrent, ou sur tout autre sujet.

Plusieurs outils permettent de systématiser les alertes sur certains sujets. Mais entre le moment où ils ont été mis en place dans l'entreprise et l'été, les tendances ou les attentes de l'entreprise peuvent avoir évolué.
  • Vérifier les alertes mises en place (ex. : Google Alertes), leur fréquence et les termes surveillés,
  • Vérifier l'obsolescence des outils, et adapter les attentes de l'entreprise aux outils les plus récents,
  • Surveiller les tendances des réseaux émergents, afin de mettre en place une veille sur les nouveaux supports.

Nettoyer son ordinateur

Archiver les fichiers sur des supports externes

Vous n'utilisez certainement plus régulièrement tous les fichiers présents sur votre disque dur. Réfléchissez à tous ceux, notamment les contenus multimedia (photos, videos), très lourds, que vous pouvez enregistrer sur support externe et pouvoir toujours consulter. Vous gagnerez sans doute bien de la place !

C'est l'occasion de refaire le tour de tous vos documents, de réorganiser vos dossiers, de jeter, filtrer, archiver, repenser les raccourcis bureau et barres d'outils qui vous permettront un accès rapide aux documents les plus souvent utilisés.

Mettre à jour vos logiciels et effectuer toutes les mises à jour système

Les dernières versions sont les plus performantes et compatibles entre elles, vous gagnerez un temps précieux à les installer : rien de plus chronophage que de devoir faire une mise à jour pour consulter tel ou tel fichier lorsqu'on est dans l'urgence. Attention, programmez cette tâche de façon périodique, car des mises à jour très régulières sont indispensables pour les logiciels de sécurité et anti-virus !

Libérer manuellement de l'espace disque

  • Commencez par vider les traces de votre navigation web, cookies, historique et fichiers temporaires, à partir de la fonction dédiée votre navigateur.
  • Rendez-vous ensuite dans les dossier des fichiers téléchargés depuis le web, pour sauvegarder et classer ceux qui vous serviront, et supprimer les autres.
  • Sur PC vous pouvez également vider tout le répertoire C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Temp.
  • Faites ensuite le tour des logiciels installés sur votre ordinateur : désinstallez tous ceux dont vous ne vous êtes pas servi dans l'année écoulée, si vous pouvez les réinstaller facilement. Ils encombrent inutilement la performance de votre ordinateur !
  • Enfin, videz votre corbeille.

Libérer de l'espace grâce à des logiciels d'optimisation

Il existe pour les PC de nombreux logiciels gratuits qui permettent d'automatiser ces tâches, voire de les pousser un peu plus en profondeur
  • Ccleaner, Glary Utilities sont très accessibles
  • Disk Defrag permet également de défragmenter le disque dur et s'adresse à des utilisateurs plus expérimentés.
  • Pour Mac, moins sujet à la perte de performance, on peut recommander Onyx, qui permet d'automatiser les tâches de suppression des fichiers inutiles.

Nettoyer aussi l'extérieur des appareils

Les ordinateurs sont des nids à poussières et à germes : en s'encrassant, ils peuvent perdre de leurs performances. Il faut toutefois avoir la main légère lorsqu'on les nettoie, pour éviter d'endommager les composants, minuscules et fragiles.
  • Retournez votre clavier pour en faire tomber les miettes et poussières.
  • Passez ensuite un coup d'aspirateur léger, ou soufflez dessus avec une bombe spéciale, pour vous débarrasser des dernières particules.
  • Terminez le nettoyage du clavier et de l'écran avec une lingette ou un chiffon humide.
  • Si vous utilisez une station fixe, vous pouvez, avec précaution, l'ouvrir afin d'aspirer ou de souffler les poussières qui se trouvent à intérieur, notamment au niveau du ventilateur : cela peut limiter les « coups de chaud » et prolonger la durée de vie de votre ordinateur.
  • Si vous avez une souris « à boule » et non optique, pensez aussi à la démonter pour ôter la saleté de l'intérieur : cela peut transformer votre confort de travail !

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