La téléprésence en entreprise

Décembre 2016


La téléprésence en entreprise


De la visioconférence à la téléprésence il y a un monde : que la technologie a réussi à combler. Ce nouvel outil de communication s'appuie sur une infrastructure sophistiquée (écran plasma, son et vidéo haute définition) pour créer une interface de communication virtuelle entre le télétravailleur et les collaborateurs de son entreprise. L'objectif : rendre les communications plus fluides, plus personnelles et donc plus conformes à la réalité. C'est un outil haut-de-gamme destiné aux décideurs des grandes entreprises pour qui la qualité et l'intégrité du message transmis sont fondamentales.


La téléprésence, comment ça marche ?


La téléprésence est un dispositif de communication vidéo par Internet qui permet de relier des interlocuteurs distants par l'intermédiaire d'écrans haute-définition. Le cadre « virtuel » des échanges est donc extrêmement réaliste.

La téléprésence repose sur une architecture très lourde. L'installation se fait sur mesure, si et seulement si les ressources technologiques et matérielles de l'entreprise le permettent (informatique, espace disponible, etc.)

Avant l'installation, le prestataire établit un bilan précis des besoins matériels. Une grande salle de réunion et un accès à Internet très haut-débit sont des conditions de base. Un ensemble de composants est ensuite ajouté et agencé pour rendre le dispositif opérationnel : grand écran, codecs, caméras, lumières, microphones, hauts-parleurs, etc.

La téléprésence, qu'est-ce que ça change ?


Exploitation du langage non-verbal


Selon les travaux réalisés par la chercheuse américaine Judee K. Burgoon, 60% de la communication est non-verbale. C'est le fossé que le dispositif de téléprésence souhaite combler en captant les tons, les expressions faciales et le langage corporel : autant d'éléments qui améliorent la communication et la compréhension du message.

Gain de productivité


Compte tenu de la valorisation de la part non-verbale des échanges, peu de choses échappent aux interlocuteurs. L'outil favorise la réactivité, la construction des échanges à distance et la résolution de problèmes complexes. C'est aussi un moyen permettant de réduire l'utilisation des modes de communication « chronophages » comme l'email.

Limitation des coûts


L'usage courant du dispositif limite les allers-retours des collaborateurs entre le lieu de télétravail et l'entreprise. Les coûts de transports sont donc diminués et l'impact écologique réduit.

Aide à la prise de décision


Lors de réunions stratégiques, les cadres de l'entreprise se réunissent autour d'un bureau virtuel, aidant à contextualiser le sujet des débats. Cet environnement permet d'accélérer la validation d'idées et la prise de décisions stratégiques.

La téléprésence : pour qui, dans quels cas ?


Quels types d'entreprises ?


Compte tenu de l'investissement, la téléprésence s'adresse aux grosses et très grosses structures, dont l'activité justifie la mise en place d'un équipement haut-de-gamme : par exemple, les multinationales, ou les entreprises représentées à l'étranger.

Quels types de professionnels ?


Plus il y a de cadres mobiles dans une grosse entreprise, plus le besoin d'un tel dispositif est justifié. Les secteurs où la coordination d'équipes et la prise de décision sont essentiels sont concernés : marketing, ventes et analyse financières, etc.

Quelles applications ?


La téléprésence peut être utilisée dans différents contextes professionnels :
- L'interview, le sondage et le support commercial
- L'expertise et le conseil
- Les séminaires d'entreprises
- Les relations B2B et B2C

Téléprésence : les spécialistes


Le marché de la téléprésence en France se partage aujourd'hui entre quelques fournisseurs. Chacun propose plusieurs gammes de produits adaptés aux besoins de communication de l'entreprise.

Cisco : l'entreprise propose « Cisco TelePresence Meeting », une solution complète intégrant plusieurs terminaux différents, un commutateur vidéo haute définition et un logiciel gestionnaire du dispositif. Elle se décline en 4 offres, dont le choix est déterminé par les besoins en inter-connectivité de l'entreprise (ex : le nombre de collaborateurs en téléprésence).

Polycom : trois gammes : téléprésence immersive, en salle et personnelle.

Trandberg : plusieurs offres en fonction du nombre de participants. Du dispositif intégré au bureau à la salle de conférence

L'avis du professionnel


Jean-Pierre Boudoux est directeur commercial de Idvideo, une entreprise spécialisée dans la vidéo-communication.

CCM- Quels sont les principales caractéristiques techniques et les avantages de la téléprésence ?

J-P.B - Parmi les avantages, il y a bien sûr l'exploitation du message non verbal, qui constitue 60% de la communication. Une réaction sur un visage est parfois tout aussi significative qu'une absence de réaction. Et pour parvenir à ce résultat, on utilise du matériel haut-de-gamme : des écrans plasma qui restituent une image haute-définition à l'échelle 1/1 (taille réelle), un son de qualité HD correspondant, l'intégration d'un mobilier spécifique. C'est du sur-mesure.

Le rendu est-il réaliste ?

J-P.B - Oui. L'ensemble donne l'impression que les collaborateurs distants se trouvent tous dans la même pièce. Et cette impression sera bientôt une réalité -ou presque-, avec l'arrivée prochaine de la 3D.

Qu'est-ce qui distingue la téléprésence des autre dispositifs de visioconférence ?

J-P.B - Il faut être clair, il y a une hiérarchie très nette entre ces modes de communication : la téléprésence est un dispositif de haute qualité qui ne convient qu'aux très grosses entreprises. En termes de communication par IP, nous ne sommes pas dans la même catégorie. Ne serait-ce que sur le plan des ressources informatiques et de la bande-passante. La webcam requiert 100 ko de débit, les dispositifs intermédiaires environ 500 ko... Mais avec la téléprésence on table au moins sur 3 Mo de débit. Et l'infrastructure doit suivre : il faut une salle de réunion et un équipement informatique moderne.

C'est donc un dispositif qui ne convient qu'aux très grosses entreprises ?

J-P.B - Oui. L'installation de la téléprésence est un investissement conséquent : on commence à partir de 100.000 euros. L'outil est donc destiné en priorité aux comités de direction des grandes entreprises dont les cadres et les décideurs se trouvent fréquemment en situation de travail à distance.

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