Utiliser des solutions de géolocalisation en entreprise

Décembre 2016

La géolocalisation peut permettre de mieux utiliser et de faire des économies sur la gestion de la flotte de l’entreprise. Pourtant la géolocalisation reste très encadrée par la Cnil et ne doit pas être utilisée à des fins d’espionnage de ses salariés.




Quelle utilisation pour la géolocalisation ?


Comment ça marche


La géolocalisation des véhicules au sein d’une entreprise utilise la plupart du temps les systèmes de navigation GPS (Global positionning system) embarqués pour les solutions les plus perfectionnées. Il existe également des systèmes fonctionnant grâce au téléphone portable. On peut ainsi situer depuis son ordinateur de bureau les emplacements de chaque automobile, vérifier leurs déplacements et grâce à ces indications, il devient possible d’optimiser leurs affectations géographiques.

En clair, la géolocalisation permet à une société de surveillance d’arriver plus vite sur un lieu d’intervention en choisissant le véhicule le plus proche, de sécuriser le trajet d’un fourgon lors d’une livraison sensible en le suivant « à la trace » ou encore d’optimiser la planification de tournées de livraisons, en comparant les itinéraires empruntés avec les itinéraires optimaux.

Pour qui ?


Dès lors que l’activité de l’entreprise fait appel à plusieurs véhicules dans des secteurs géographiques différents (livraisons, interventions à domicile, commercial…), la géolocalisation peut être intéressante afin d’optimiser l’utilisation de la flotte.
Outre l’aspect gestion des itinéraires, les systèmes de géolocalisation permettent bien souvent de gérer en temps réel le déroulement d’une « mission ». Vous échangez des informations en direct avec le commercial ou le livreur, via internet, grâce à un assistant personnel connecté au réseau de téléphonie mobile. Ainsi, les changements d’emploi du temps peuvent être gérés de façon extrêmement rapide et efficace.

Quelle solution pour quels besoins ?


La géolocalisation peut s’avérer être un investissement lourd. Aussi, une étude approfondie des besoins est nécessaire, afin de tirer le meilleur parti de la solution retenue.

Choisir un système avec ou sans abonnement


Tout dépend du nombre de véhicules que vous souhaitez équiper. L’abonnement permet de réaliser des économies d’échelles si vous devez équiper plusieurs véhicules. A l’inverse, une formule sans abonnement peut se révéler plus intéressante si vous ne devez équiper que peu de véhicules. Dans tous les cas, n’hésitez pas à comparer les prix et à effectuer plusieurs devis.

Louer ou acheter les boîtiers


D’une manière générale, la location permet de faire des économies d’échelles, puisque ce sont les prestataires qui s’occupent de la maintenance. De plus, la location présente l’avantage de l’évolutivité : puisqu’ils sont changés environ tous les 2 à 3 ans, vous êtes ainsi assurés de toujours avoir du matériel performant. L’autre option est de louer le matériel avec option d’achat : à la fin de la durée de location, vous pouvez acheter le matériel à des prix relativement bas.
Enfin, l’achat est la dernière option possible. Attention, cela peut représenter un gros investissement de départ et nécessitera sans doute que vous débloquiez des liquidités.

Les avantages de la géolocalisation


Communiquer à distance


Grâce à la liaison entre le GPS, le téléphone portable et un assistant personne, il devient facile d’échanger en temps réel avec un véhicule un nouvel ordre de mission, un bon de livraison, une facture ou un document important.

Optimiser les tournées


Grâce à l’historique des déplacements conservé en mémoire du système de géolocalisation, il est possible de comparer la tournée d’un camion de livraison avec le trajet idéal (plus court, moins dangereux, etc…).
Vous pouvez ainsi optimiser l’intégralité des déplacements de votre flotte et en réduire les coûts de fonctionnement.

Assurer la gestion sociale


Pour les entreprises qui travaillent avec des poids lourds, la géolocalisation peut apporter de nombreux avantages.
Grâce à la remontée en direct vers le siège de l’entreprise des données du chronotachygraphe, on connaît immédiatement les temps de conduite restant pour chaque chauffeur, les temps de repos nécessaires, les itinéraires empruntés… En cas de besoin urgent, il est possible de déterminer le chauffeur ayant le plus de temps de conduite disponible, d’un seul coup d’œil.

Quelle cadre réglementaire pour la géolocalisation ?


La géolocalisation est un outil extrêmement bien encadré par la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté). Pour éviter tout risque de dérive, la CNIL impose l’existence d’un système de désactivation de la balise GPS, que le collaborateur peur utiliser quand il le souhaite, notamment à la fin de sa journée de travail.

Consulter le le guide pratique édité par la Cnil

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