Le travail collaboratif avec Sharepoint

Décembre 2016

Parmi les nombreuses plateformes collaboratives disponibles, Sharepoint s’impose peu à peu dans le monde de l’entreprise. Les éditeurs de logiciels n’hésitent d’ailleurs plus à mettre en avant leur compatibilité avec l’outil de Microsoft.

Sharepoint, qu’est ce que c’est ?


Sharepoint est un outil de travail collaboratif développé par Microsoft et destiné à être déployé sur un serveur. Il est composé d’une série de logiciels disponibles sur un portail.
Sharepoint est principalement utilisé pour la gestion de contenus, la gestion électronique de documents, la messagerie et sa capacité à gérer des statistiques décisionnelles. En ce sens il devient une véritable plateforme de travail collaboratif accessible à tous les collaborateurs d’une entreprise.

Pour quels besoins ?


Le déploiement de Sharepoint sur le serveur d’entreprise doit s’intégrer dans un véritable projet de gestion des ressources de l’entreprise. Ainsi, afin de déterminer les besoins de l’entreprise, il peut s’avérer intéressant de questionner les différents points ci-dessous.

Structurer les ressources numériques


Utiliser un portail tel que Sharepoint permet de structurer les différentes ressources utilisées dans l’entreprise. En thématisant les différentes ressources ou en les classant par type, Sharepoint permet aussi de créer une arborescence. En structurant toutes les ressources de l’entreprise, la plateforme permet aux utilisateurs un accès plus facile aux différents documents.

Ajuster les permissions sur certains documents


En proposant une architecture par espace de travail, Sharepoint permet de gérer les accès de certaines ressources à un nombre limité d’utilisateurs. Ces espaces de travails peuvent correspondre, par exemple, à la même division de services qui existent au sein de l’entreprise. Ainsi, il est tout à fait possible de créer un espace de travail pour le service commercial, un autre pour le service marketing etc.

Aider à la prise de décision


C’est l’un des principaux attraits de Sharepoint, à partir de documents ou de logiciels extérieurs implémentés, il permet de synthétiser les documents et de générer des statistiques. Ces statistiques ont bien sûr pour but d’aider les décideurs à ajuster une politique commerciale et plus globalement de disposer d’indicateurs fiables lors de la prise de décision. On peut par exemple, en implémentant un logiciel CRM compatible, analyser le taux de transformation dans un fichier client ou effectuer des projections à partir des éléments existants.

Partager des informations avec des clients


Dans certains cas, Sharepoint permet aussi de partager certaines données avec les clients ou les prestataires de l’entreprise. En permettant à des clients d’accéder ou de déposer des ressources, Sharepoint augmente la productivité et permet d’accélérer certaines procédures, avec les prestataires par exemple (commandes, cahier des charges etc…)

Permettre à des collaborateurs de travailler à distance


C’est là aussi l’un des points fort de Sharepoint, à l’instar de Google Docs , il permet aux utilisateurs de travailler à distance en ayant accès aux documents de l’entreprise et en ayant la possibilité de déposer et de compléter des documents.
La plateforme devient vraiment intéressante lorsqu’elle est employée dans une entreprise multisites, puisqu’elle permet à chaque utilisateur d’échanger et d’enrichir des documents à l’intérieur de l’entreprise. Sharepoint peut alors permettre des gains de productivité et des économies de voyages, voir de réunions.

Diffuser une information à tous ses collaborateurs


Sharepoint est aussi un excellent moyen d’organisation à plus grande échelle, en créant des véritables passerelles entre les collaborateurs.

Les pré-requis à l’installation


Disposer d’un serveur supportant Sharepoint
Avoir des collaborateurs sensibles ou sensibilisés au travail collaboratif
Disposer d’un effectif suffisant pour amortir le coût de l’achat, du déploiement et de la maintenance du dispositif
Afin de gagner un maximum de productivité, s’assurer que les logiciels spécifiques utilisés dans l’entreprise ( les logiciels CRM, par exemple) soient compatibles avec Sharepoint.

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