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Organiser le télétravail dans l'entreprise

Août 2015


Organiser le télétravail dans l'entreprise


A l'ère d'internet et des mini-portables, de plus en plus de TPE-PME recourent au télétravail. Ce mode d'organisation répond à des besoins particuliers : mobilité des employés, horaires décalés, situations de crises (ex : indisponibilité des locaux de l'entreprise). Si le télétravail était autrefois une contrainte, c'est aujourd'hui un atout pour la productivité. Alors, quand et comment organiser le télétravail dans l'entreprise ?


Télétravail : les obligations de l'employeur

Le télétravail est une forme de travail juridiquement encadrée (accord national interprofessionnel du 19/07/2005). Il s'organise le plus souvent depuis le domicile privé de l'employé, avec son accord. L'employeur a donc plusieurs obligations, même s'il peut assouplir les conditions de travail du télétravailleur en cas de besoin urgent :

- Le matériel est en principe fourni et installé par l'employeur
- Si le télétravailleur utilise son propre matériel, celui-ci doit être adapté et entretenu par l'employeur
- Le domicile privé du salarié ne peut être utilisé comme lieu d'accueil des clients
- La protection des données traitées par le télétravailleur est de la responsabilité de l'employeur

En cas de nécessité, l'organisation du télétravail peut être assouplie : l'employeur peut dépasser la durée maximale quotidienne de 10h de travail. Ou utiliser les heures supplémentaires et le régime d'astreintes.

Avantages et inconvénients du télétravail

La mise en oeuvre du télétravail repose sur un principe simple : il doit bénéficier autant à l'entreprise qu'à l'employé.

Bénéfices du télétravail

  • Gain de productivité : Les employés ne perdent plus de temps pour se rendre sur leur lieu de travail.
  • Économies : moins de ressources logistiques et matérielles utilisées dans l'entreprise
  • Recrutement : possibilité de recruter du personnel éloigné du lieu de l'entreprise.

Contraintes du télétravail

  • Communication : risque de déperdition d'informations entre les collaborateurs, malgré les outils mis en place (ex : logiciels de travail collaboratif)
  • Contrôle de l'activité : possibilités limitées de monitorer l'activité des employés (ex : présence au poste de travail).
  • Vie privée : l'activité professionnelle se déroule au domicile privé de l'employé. Risques d'interférences entre sa vie privée et sa vie professionnelle.

Mise en place du télétravail : critères de choix

Toutes les situations ne conviennent pas à la mise en place du télétravail... Des facteurs internes ou externes à l'activité de l'entreprise justifient donc la mise en oeuvre de ce type d'organisation:

Critères internes à l'entreprise

  • Fonction des collaborateurs dans l'entreprise : il faut avant tout identifier les salariés qui peuvent travailler à distance : selon leurs fonctions et les tâches qui leurs sont confiées. Cela ne doit pas nuire au fonctionnement de l'entreprise. Des services clés, comme la gestion des ressources humaines ou la direction des systèmes informatiques, nécessitent une présence constante dans l'entreprise.
  • Nature de l'activité de l'entreprise : certaines entreprises recourent plus volontiers au télétravail. Selon une étude de l'INSEE, le télétravail convient aux secteurs d'activité suivants : commerce de détail, services des technologies de l'information et de communications, services financiers et immobiliers, secteurs de l'hôtellerie et de la construction.
  • Mobilité professionnelle : un critère décisif pour proposer le télétravail à un employé. Son travail doit bien sûr être compatible avec une absence temporaire ou prolongée dans l'entreprise. Pour les déplacements à l'étranger, le télétravail s'avère souvent indispensable, comme dans le cadre d'un contrat de détachement par exemple.
  • Horaires décalés : si l'employé travaille en dehors des heures habituelles de fonctionnement de l'entreprise (rendez-vous professionnels, séminaires), le télétravail peut être envisagé à temps partiel.

Critères extérieurs

Pour les TPE-PME comme pour les grandes entreprises, le télétravail est un dispositif clé du Plan de Continuité d'Activité des entreprises. Le PCA est mis en oeuvre en cas d'événement rendant indisponible les locaux de l'entreprise (ex : crise sanitaire de type pandémie, sinistres). D'où l'importance de réfléchir à ce mode d'organisation en amont, même si la pratique du télétravail est absente de l'entreprise.

Définir les modalités du télétravail

Vous devrez définir clairement les modalités du travail à distance pour les employés concernés. Ce changement est formalisé sur le contrat de travail. Quelques éléments clés à retenir :

- Les entreprises de plus de 11 salariés doivent consulter les délégués du personnel avant d'introduire le télétravail.
- La mise en oeuvre du télétravail nécessite un avenant au contrat de travail (avec période « d'essai » de ce nouveau mode d'organisation).
- L'employeur indique par écrit les modifications induites par le télétravail à son employé : avec des précisions sur le rattachement hiérarchique de l'employé, l'évaluation de sa charge de travail, l'équipement à sa disposition, etc.
- Veiller à répartir le temps de présence/télétravail de l'employé conformément aux besoins (tiers-temps, mi-temps, temps complet ?) réels de l'entreprise.
- La télétravail doit être justifié : les collaborateurs doivent comprendre pourquoi ce régime particulier est appliqué à leur(s) collègue(s).
- Suivi du travail : des objectifs hebdomadaires doivent être très clairement définis et contrôlés à l'aide d'un planning d'activités mis à jour régulièrement.

Les outils du télétravail

Outre l'accès sécurisé au réseau d'entreprise via internet, le télétravailleur s'appuie sur des outils dont l'usage doit être maîtrisé par les collaborateurs de l'entreprise (voir notre article consacré aux outils pour le télétravail) : comme la VoIP (téléphonie par internet), les applications collaboratives Google Apps et wiki d'entreprise, les outils de coordinations (agenda partagé)

L'utilisation de ces outils nécessite parfois une formation spécifique, et une installation ad hoc sur le lieu de travail de l'employé.

Ces applications et outils sont en constante évolution.
C'est le cas notamment des outils de visioconférence et de discussion en ligne. La solution de travail collaboratif Google Drive par exemple s'est dotée d'une messagerie instantanée depuis 2013. Les outils « online » Word et PowerPoint (Microsoft) intègrent également une solution Skype.
Ce type d'outils peut également offrir une réponse aux professionnels en recherche de mobilité.

En savoir plus sur les outils et les bonnes pratiques en situation de mobilité.

Lire les témoignages de professionnels qui pratiquent le télétravail :
« Télétravail : la discipline est le maître-mot
« Le télétravail fait partie de la dynamique de notre entreprise

S'assurer de la sécurité des données de l'entreprise

Dans le cas où les données de l'ordinateur d'un salarié sont partagées avec celles de l'entreprise (accès au cloud, documents collaboratifs...), l'entreprise doit pouvoir faire face à plusieurs risques :
- Intrusions dans des fichiers sensibles par un tiers,
- Suppressions de données à la suite d'un virus ou d'une mauvaise manipulation.

Le déploiement ou l'utilisation de supports mobiles ou fixes doit donc être encadré.
L'accès aux données de l'entreprise depuis un terminal mobile ou un terminal extérieur à l'entreprise peut être limité à certains documents. Il est également nécessaire d'appliquer une politique de maîtrise des risques, en sécurisant le cloud de l'entreprise et en installant des verrous de désactivation à distance.

En savoir plus sur la sécurisation des données cloud de son entreprise

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