Communiquer et travailler en groupe avec les outils Google

Septembre 2016

Pour faciliter les échanges en groupe en entreprise, Google propose différents outils de communication et de partage : groupes de discussions, réseaux socio-professionnels, documents partagés...
Quels outils Google choisir ou ne pas choisir dans le cadre de votre activité professionnelle ? Où les trouver et comment les utiliser pour augmenter l'efficacité de votre travail et celui de vos collaborateurs et optimiser les échanges entre chacun ?


Google Document et Google Drive : optimiser la collaboration en entreprise



Lorsque plusieurs personnes doivent travailler sur un même document en même temps, Google Document est une bonne solution.

Les documents Word et Excel ne sont pas adaptés à cette situation, car une personne seulement peut modifier le document, tandis que les autres peuvent uniquement le visualiser en lecture seule sans pouvoir effectuer de modifications.

Les fonctionnalités de Google Document :
  • créer des documents en ligne, directement sur Google Document. Les principales fonctionnalités des logiciels word, excel, powerpoint sont présentes.
  • importer des fichiers depuis votre ordinateur sur votre espace Google Document et inversement.
  • partager toutes sortes de documents : documents de travail, listes de taches, présentation, ... Tous les principaux formats sont acceptés : doc, xls, odt, ods, rtf, csv, ppt
  • contrôler l'accès aux documents : vous pouvez choisir d'accorder différents niveaux d'accès à vos collaborateurs et clients (lecture seule ou éditeur)
  • accéder aux Google Documents depuis n'importe quel ordinateur. Idéal pour le télétravail.
  • classer vos outils de manière personnel, indépendamment du classement des collaborateurs qui utilisent les mêmes documents
  • publier des Google Documents en ligne, sur votre blog professionnel par exemple, pour les rendre publics


Comment utiliser Google Document :
  • créez une adresse Gmail
  • choisissez l'option Google Document en haut à gauche de la page classique Google
  • créez ou importez vos documents
  • partagez vos documents : sélectionnez le document à partager, cliquez sur partager, renseignez les adresses Gmail des personnes souhaitées, précisez si vous voulez qu'ils soient collaborateurs ou simples lecteurs

les personnes n'ont qu'à cliquer sur le lien reçu dans le mail pour accéder au Google Document partagé

Pour faciliter l'utilisation de Google Document et concurrencer Dropbox, Google a développé Google Drive, application à télécharger sur votre bureau. Vous aurez accès en temps réel à toutes les modifications faites sur les documents.

Orkut : créer on line son réseau socio-professionnel


A lire : les réseaux sociaux professionnels, avantages, inconvénients et fonctionnalités en entreprise.


Comment utiliser Orkut :
  • rendez-vous sur la page d'identification Orkut
  • connectez vous avec votre Gmail,
  • renseignez votre profil,
  • acceptez les conditions d'utilisation,
  • importez vos contacts depuis votre Gmail,
  • créez de nouvelles relations sur le réseau Orkut


Même s'il est de qualité, le réseau Orkut a eu un succès mitigé et seulement 18% des utilisateurs en ont un usage professionnel. Orkut n'étant pas très fréquenté, la probabilité de trouver des collaborateurs ou clients potentiels est plus faible que sur des réseaux nettement plus fréquentés et spécialisés dans les rencontres et échanges professionnels tels que Viadeo ou Linked In.

Ce qui différencie Orkut des autres réseaux, c'est son système de recrutement par invitation : vous ne pouvez rencontrer d'autres membres que si vous êtes invité par un membre existant. En jouant la carte du « club privé », ce système de recrutement contribue à la qualité de la communauté Orkut.

A savoir : Orkut est très utilisé dans les pays d'Amérique du Sud et en particulier au Brésil, même si Facebook vient de le détrôner.

Google Groupes : échanger sur un forum


Si vous communiquez régulièrement par mail avec le même groupe de personnes dans le cadre professionnel, l'outil Google Groupes peut vous intéresser. Contrairement à Google Talk, la messagerie instantanée de Google, les discussions, davantage réflexions, s'effectuent en différé.

Pour utiliser Google Groupes, il suffit de se connecter aux Google Groupes en indiquant simplement votre Gmail.

Deux possibilités pour utiliser Google Groupes :
  • Participez à un groupe de discussion existant

Dans un groupe de discussion rassemblant des personnes de votre secteur professionnel, de votre région, de vos anciennes entreprises ou écoles, pour trouver ou partager des informations, des actualités, susceptibles de vous intéresser professionnellement et d'intéresser d'autres personnes.
Pour trouver le groupe qui vous correspond, vous avez plusieurs critères de sélection : langue, sujet, région, nombre de message postés par mois, nombre de membres du groupe. Puis rejoignez la discussion après y avoir préalablement été invité s'il s'agit d'un groupe privé.
  • Créez votre propre groupe de discussion

Un groupe uniquement accessible aux personnes à qui vous donnerez l'autorisation : clients, prospects, collaborateurs.

Google Plus


Si vous ne souhaitez pas vous inscrire sur un nième réseau social, peut-être avez-vous déjà un compte Google Plus pour votre utilisation privée ? Le dernier réseau social en date de Google (juin 2011) permet sous un même compte de créer plusieurs cercles de connaissances.

Vous pouvez alors créer un cercle avec vos collaborateurs pour partager votre veille, des liens intéressants pour la culture générale de l'entreprise et la formation continue. Sur le même principe que Facebook, vous pouvez partager des liens internet, des photos, des vidéos ou des statuts.

Vous n'êtes pas un pro-Google ?


Si vous n'êtes pas partisan du tout Google, voici des outils équivalents :
Outils Google --> Autres outils
Google Groupes --> Newsgroups Usenet, forums sur internet
Orkut --> Linked In, Viadeo, FaceBook
Google Document --> Wikis
Google Drive --> Dropbox, Skydrive

A voir également :

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