Webconférence

Décembre 2016


Webconférence


Avec les outils de webconférence, vous réunissez vos collaborateurs autour d'une plateforme virtuelle pour une réunion de travail, des formations ou encore des séminaires. Tous les participants, devant leurs ordinateurs et munis d'une connexion internet, communiquent et échangent des données en temps réel à distance. Vous gagnez en temps et en argent, mais attention, confidentialité et sécurité sont les points faibles de ces solutions.




Webconférence en entreprise : avantages et inconvénients


Avantages


Opter pour une solution webconférence permet un gain de temps et d'argent pour vous et tous vos collaborateurs, où qu'ils se trouvent, puisque les déplacements sont supprimés. Vous faites aussi des économies de papier !

Aucun investissement majeur ni aucun matériel spécifique n'est requis. Seul un navigateur et une connexion internet sont nécessaires pour accéder aux services proposés par les prestataires. Un débit minimal de 512Ko/s est préconisé.

Les solutions sont aussi toutes très simples à installer et à utiliser. Il suffit de se connecter au site de l'hébergeur de solution, avec vos identifiant et mot de passe pour accéder aux outils de webconférence.

Inconvénients


L'inconvénient majeur de ces solutions sont les risques concernant la sécurité et la confidentialité des informations qui circulent en ligne entre les intervenants. En effet, les informations sont potentiellement accessibles par le Fournisseur d'Accès Internet et le Fournisseur d'Applications Hébergées, par qui les informations transitent.

Le fonctionnement des solutions webconférence peut aussi être soumis à d'éventuelles contraintes techniques : saturation de la bande passante ou densité du trafic réseau de l'entreprise.

Et la visioconférence ?


La visioconférence propose, elle, une sécurité maximale, puisque tout le matériel utilisé appartient à l'entreprise, cependant cette solution coûte cher en matériel et ne propose pas toutes les fonctionnalités de la webconférence.

Fonctionnalités des solutions webconférence


Les outils de webconférence permettent de planifier, gérer et animer des réunions virtuelles entre des utilisateurs répartis sur différents sites géographiques.

Attention, les solutions webconférence ne possèdent pas toutes la totalité des fonctionnalités décrites ci-dessous. Rendez-vous sur les sites de chaque prestataire pour connaître le détail des services proposés.

Gestion de planning, convocation aux réunions


Pour que chacun soit informé des dates et heures de réunions, les solutions webconférence disposent d'un outil de lancement d'invitations depuis Outlook ou Lotus Notes.

Liaison audio et vidéo


Les prestataires proposent tous aujourd'hui des outils de liaison audio multi-intervenants via la VoIp ou les softphones et de liaison vidéo.

Tableau blanc virtuel / présentation powerpoint


Le tableau blanc, pour exposer de manière plus vivante vos arguments et vos explications. En complément d'une éventuelle présentation powerpoint (cf. article powerpoint partagé) et/ou d'une visite guidée sur internet.

Partage d'applications et de documents


Les outils de webconférence permettent d'aller au-delà de la simple présentation de vos documents. Vous pouvez aussi les partager et donner la possibilité aux participants de les modifier.

Messagerie instantanée


Pour partager vos idées et vos commentaires par des messages instantanés au format texte, sans interrompre l'animateur de la conférence.

Enregistrement et archivage


Pour les participants qui n'ont pas pu assister à la réunion, ils pourront la consulter en différé.

Les prestataires de solutions webconférence


Les solutions en open source


Première solution webconférence en open source, Dimdim est particulièrement facile à utiliser. Il possède les principales fonctionnalités : affichage de présentations powerpoint, partage d'applications, chat avec webcam.

Les principales solutions payantes


Ce sont des Fournisseurs d'Applications Hébergées (FAH, ASP en anglais, Application Service Provider), autrement dit, ce sont simplement des entreprises qui fournissent des services informatiques via internet.

Les prestataires proposent souvent des forfaits, incluant une durée précise et un nombre défini de personnes. Comptez environ 20 à 30 centimes HT par minute et par intervenant. Les tarifs sont généralement dégressifs en fonction du nombre d'heures. Mais quels que soient les tarifs, cela représente un faible coût comparé au prix d'un voyage en train ! Vérifiez qu'il n'y ait pas de minimum de facturation.

WebEx est le leader parmi les prestataires de solutions webconférence. Il a développé une large gamme de services (Meeting Center, Training Center, Event Center, Support Center) regroupés sous la suite logicielle WebEx Entreprise Edition.

Office Live Meeting, de Microsoft, est aussi en bonne position parmi les prestataires de solutions. Parmi les principaux acteurs présents sur le marché, on retrouve également InterCall, Genesys et Saba.

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