Vous pouvez soit créer une liste à partir d’éléments déjà présents dans une feuille de calcul, soit la créer intégralement.

• Si vous avez déjà saisi la liste des éléments constituant la série, sélectionnez-la dans la feuille de calcul.
• Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l’onglet Listes pers. (Excel) ou sur Outils > Options > OpenOffice.org Calc > Listes de tri (Calc).

• Pour utiliser la liste sélectionnée, cliquez sur le bouton Importer (Excel) ou Copier (Calc).

• Pour saisir une nouvelle liste, sélectionnez Nouvelle liste dans la zone Listes personnalisées (Excel) ou cliquez sur Ajouter (Calc). Saisissez les éléments dans la zone Entrées de la liste, en commençant par le premier. Appuyez sur ENTREE après chaque élément. Lorsque la liste est complète, cliquez sur le bouton Ajouter.

Une liste personnalisée peut contenir du texte, des chiffres ou les deux. Pour créer une liste personnalisée ne contenant que des chiffres, par exemple des numéros de pièces détachées, commencez par sélectionner autant de cellules vides que nécessaire. Dans le menu Format, cliquez sur Cellule, puis sur l’onglet Nombre. Appliquez le format Texte aux cellules vides puis saisissez la liste des nombres dans les cellules mises en forme.

EXEMPLE : LISTE DEROULANTE AVEC SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE

Imaginez que vous vouliez pouvoir rapidement renseigner une cellule à partir d’une liste personnalisée, par exemple la liste des départements ou des régions. Vous voulez en outre automatiser autant que possible la saisie : en saisissant la première lettre, la liste ne doit afficher que les données correspondantes.
Pour rendre cette liste indépendante de la structure du classeur, il faut employer des plages et des formules nommées (nous examinerons plus en détail les références nommées au chapitre 3). Cet exemple s’appuie sur les départements français.
La liste va être saisie sur une colonne pour les noms utilisables, mais il est bien sûr possible d’ajouter d’autres colonnes pour d’autres informations. Une ligne de titre pourrait être ajoutée pour mieux identifier les données.
1. Sélectionnez la première cellule de la liste puis, dans la zone Nom, saisissez comme nom n_regions et validez par ENTREE.
2. La colonne de la liste va être également identifiée à l’aide d’un nom. Sélectionnez toute la colonne en cliquant sur son en-tête (ici A) puis saisissez comme nom dans la zone Nom c_regions et validez par ENTREE.
ATTENTION
La liste doit être triée par ordre alphabétique pour que la fonction se comporte correctement.
3. Créez maintenant une formule nommée qui va délimiter la zone renseignée de la liste (celle-ci pourrait éventuellement s’agrandir et évoluer sans souci). Pour ce faire, choisissez dans le menu Insertion > Nom > Définir.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez comme nom de la formule l_regions dans la zone Noms dans le classeur, puis dans la zone Fait référence à :, la formule :
=DECALER(n_regions;0;0;NBVAL(c_regions);1)
5. Cliquez sur Ajouter pour valider, puis sur OK pour fermer la fenêtre.
La structure de liste étant créée, vous pouvez l’employer sur n’importe quelle feuille du classeur :
6. Sélectionnez la plage de cellules concernée (éventuellement une colonne entière).
7. Choisissez dans le menu Données > Validation (ou Données > Validité). Dans la fenêtre, dans l’onglet Options, choisissez Liste dans la zone Autoriser, puis saisissez dans la zone Source, la formule suivante :
=SI(F1<>"";DECALER(n_regions;EQUIV(F1&"*";l_regions;0)-1;;SOMME((STXT(l_regions;1;NBCAR(F1))=TEXTE(F1;"0"))*1));l_regions)
en remplaçant F1 par la référence de la première cellule cible.
8. Dans l’onglet Alerte d’erreur, décochez l’option « Quand des données non valides sont tapées ». Pour faciliter le choix de l’utilisateur, vous pouvez renseigner un titre et un message dans l’onglet Message de saisie (ou Aide à la saisie).
9. Cliquez sur OK pour valider et fermer la fenêtre.
Désormais, si avant de cliquer sur la flèche vous saisissez une lettre quelconque, seuls les noms commençant par cette lettre sont proposés. Mieux encore, vous pouvez saisir plusieurs caractères : seules les entrées de la liste commençant par les caractères saisis seront proposées.
Les noms proposés (n_regions, c_regions et l_regions) peuvent bien sûr être modifiés à votre guise et un classeur peut comporter plusieurs listes.

SAISIE DE FORMULES

Une formule est une expression, qui, lorsqu’elle est interprétée par le tableur, effectue un calcul soit interne, soit plus fréquemment en employant des valeurs présentes dans d’autres cellules.
Pour saisir une formule dans une cellule, il suffit de sélectionner la cellule puis de commencer la saisie en entrant le signe égal (=). Vous saisissez ensuite l’expression qui doit être évaluée. Celle-ci saisie, appuyez sur ENTREE : le tableur interprète la formule et affiche le résultat correspondant.

Si la formule saisie après le signe égal (=) ne possède pas une syntaxe correcte, le tableur affichera un message d’erreur précédé du caractère #. Ainsi, en cas de référence à une cellule invalide, le tableur affichera la valeur #REF!.
Prenez garde à toujours bien distinguer le résultat affiché par une cellule (tel que calculé par le tableur) et la formule qu’elle contient réellement. Si la cellule ne contenait que le résultat, un tableur ne présenterait que peu d’intérêt.

EXEMPLE

Saisissez dans la cellule A1 (celle en haut à gauche) =2+2, puis appuyez sur ENTREE. Vous voyez apparaître dans la cellule le chiffre 4, et non la formule que vous avez entrée. Cliquez à nouveau (une seule fois) sur la cellule A1. Celle-ci affiche bien toujours 4, mais vous voyez dans la barre de formule le contenu réel de la cellule, soit « =2+2 ».

Si vous aviez par inadvertance saisi « 2+2 » au lieu de « =2+2 », la présence du signe + aurait fait que l’expression ne serait pas reconnue comme une formule mais comme une donnée alphanumérique : la cellule contiendrait alors et afficherait la chaîne « 2+2 ». Ne souriez pas, c’est une erreur bien plus fréquente qu’il n’y paraît !
Pour rectifier, ajoutez simplement un signe = au début de la chaîne dans la barre de formule, et tout rentrera dans l’ordre.

Une formule peut contenir des références à d’autres cellules, des expressions, c’est-à-dire des opérateurs permettant d’effectuer des opérations simples sur les valeurs de cellules, ainsi que des fonctions.
Formules, opérateurs et fonctions seront étudiés plus en détail au chapitre 3.
Après avoir entré des données dans une cellule, un appui sur la touche ENTREE valide la saisie et rend active la cellule située en dessous. Appuyez plutôt sur la touche TAB pour valider l’entrée et passer à la cellule de droite. Vous pouvez aussi recourir aux touches fléchées pour valider et passer à la case suivante dans la direction de la flèche. Tant que la saisie n’est pas achevée (le curseur clignote dans la cellule ou dans la barre de formule), la plupart des commandes du tableur ne peuvent être exécutées.
Pour annuler une saisie en cours, appuyez sur ECHAP ou cliquez sur le bouton Annuler (le X rouge dans la barre de formule) afin d’annuler l’entrée et de recommencer.
Si vous avez déjà appuyé sur ENTREE après avoir terminé une saisie vous pouvez resélectionner la cellule et appuyer sur SUPPR pour effacer son contenu.

ASTUCE

Il arrive à tout le monde d’oublier de finir de saisir une entrée dans une cellule avant d’essayer d’accéder à une commande ou à un autre objet dans un classeur. Dans la plupart des cas, Excel terminera la saisie pour vous. Cependant, parfois, Excel fera entendre un bip.
Si vous ne pouvez accéder à un élément qui normalement devrait être disponible, vérifiez deux choses :
· Voyez-vous les boutons Annuler (le X rouge) et Entrer (la coche verte) dans la barre de formule ?
· Avec Excel, le mot Modifier apparaît-il dans la barre d’état en bas de la fenêtre ?
Si la réponse est oui, vous avez oublié de finir la saisie d’une entrée. Pour remédier à cela, appuyez sur ENTREE, TAB ou une des flèches de direction.