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Utilisation du courrier

Un client de messagerie, logiciel permettant de rédiger, consulter et envoyer ses courriers électronique, est généralement composé d'un certain nombre de fenêtres. Les fenêtres principales d'un tel logiciel sont généralement les suivantes :

• Arrivée, Entrée, Boîte de réception (en anglais In, Incoming) : elle représente la boîte de réception principale du courrier,
• Éléments envoyés, Boîte d'envoi (Out, Sent) : ce sont les copies des messages que vous avez envoyés
• éléments supprimés, Corbeille ou Poubelle (Deleted, Trash) : il s'agit de la poubelle, c'est-à-dire du dossier contenant les courriers électroniques supprimés. Lorsque les courriers apparaîssent dans la poubelle, il est encore possible de les récupérer. Pour les supprimer définitivement, il est nécessaire de vider (purger) la corbeille,
• Dossiers (Folders) : la plupart des outils permettent de classer les courriers par dossier, à la manière des répertoires du disque dur.

Champs de courrier électronique

Voici la signification des champs à remplir lorsque vous envoyez un mail :

• De (From) : c'est votre adresse électronique, la plupart du temps vous n'aurez pas à remplir ce champ car il est généralement défini par le client de messagerie selon vos préférences
• A (To) : ce champ correspond à l'adresse électronique du destinataire
• Objet (Subject) : il s'agit du titre que votre destinataire verra lorsqu'il voudra lire le courrier
• Cc (Copie Carbone) : cela permet d'envoyer un mail à de nombreuses personnes en écrivant leurs adresses respectives séparées par des virgules
• Bcc (Blind Carbon Copy, traduisez Copie Carbone Invisible, notée Cci, parfois Copie cachée) : il s'agit d'une simple Copie Carbone à la différence près que le destinataire ne voit pas dans l'en-tête la liste des personnes en copie cachée
• Message : il s'agit du corps du votre courrier

La fonction Copie Carbone permet de mettre en copie des personnes non concernées directement par le message et que vous souhaitez mettre au courant du contenu du message ou bien du fait même d'avoir envoyé le courrier au(x) destinataire(s).

La fonction Copie Carbone Invisible permet de mettre en copie des personnes sans que quiconque des destinataires ou bien des destinataires cachés ne voient qu'ils sont en copie. Il est généralement recommandé lors de l'envoi de mail à de nombreuses personnes de les mettre en Copie Carbone Invisible afin d'éviter qu'un des destinataires ne réponde à tout le monde ou bien ne constitue une liste d'adresses.

Les autres fonctions de la messagerie sont notamment :

• Fichier attaché, Pièces jointes (Attached Files, Attachments) : il est possible d'attacher un fichier à un courrier en précisant son emplacement sur le disque dur
• Signature : si le client de messagerie le permet, il est souvent possible de définir une signature, c'est-à-dire quelques lignes de texte qui seront ajoutées à la fin du courrier.

Que faire d'un message

Les opérations sur les mails sont multiples :

• Nouveau, Composer ou Ecrire (New) : écrire un nouveau message
• Supprimer (Erase, Delete, Remove) : effacer un message
• Stocker, Archiver (Store, Backup) : copie un message dans un endroit plus sûr...
• Imprimer (Print) : imprime un message
• Répondre (Reply) : envoie un message de réponse à l'expéditeur (en incluant parfois son propre message dans le corps du document, avec chaque ligne précédée du signe ">" et le sujet initial précédé de « Re: » pour montrer qu'il s'agit d'une réponse). Le bouton Répondre à tous (en anglais Reply All) permet d'envoyer une réponse à l'expéditeur ainsi qu'à toutes les autres personnes qu'il avait mis en destinataire ou en copie.
• Faire suivre, Transférer (Forward) : fait suivre le message à quelqu'un d'autre en indiquant que le message provient de vous. Le sujet est généralement précédé de Fwd: pour indiquer qu'il s'agit d'un message que l'on a fait suivre.
• Rediriger, Transmettre, Acheminer (Redirect, Transmit) : fait suivre le message à quelqu'un d'autre en indiquant la provenance d'origine du message. Le sujet est généralement précédé de Tr: pour indiquer qu'il s'agit d'un message que l'on a transmis.