Outlook - Un peu de terminologie

Décembre 2016
Office Outlook 2010 est conçu pour proposer un ensemble de fonctionnalités dépassant la simple messagerie dans un programme facile à configurer.

Un peu de terminologie


Comme tout programme, Outlook possède ses particularités qu'il est important de bien comprendre pour l'utiliser au mieux.
Dans Outlook, l'unité de base de stockage d'informations est l'élément. Vous pouvez le considérer comme l'équivalent d'un fichier pour d'autres programmes. Les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés sont autant d'éléments.

Un compte de messagerie renferme les éléments indispensables à la connexion à un serveur de messagerie, qui gère les messages que vous envoyez et recevez. Les comptes de messagerie sont enregistrés dans un profil. Un profil est constitué de comptes, de fichiers de données et de paramètres contenant des informations sur le lieu de stockage du courrier électronique. Un profil est créé automatiquement lorsque vous exécutez Outlook pour la première fois.
Une pièce jointe est un fichier ou un élément qui peut être inclus dans un message électronique. Les messages avec pièces jointes sont identifiés par une icône de trombone dans la liste des messages. En fonction du format du message reçu, les pièces jointes s'affichent dans un emplacement différent dans le message.

Une règle de message est une action effectuée automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction de conditions spécifiées. Vous pouvez créer une règle à partir d'un modèle, à partir d'un message ou à l'aide de vos propres conditions.

Le Carnet d'adresses est la collection de carnets d'adresses que vous pouvez utiliser pour stocker des noms, des adresses de messagerie, des numéros de télécopie et des listes de distribution. Le Carnet d'adresses peut contenir une Liste d'adresses globale, un Carnet d'adresses Outlook et un Carnet d'adresses personnel. C'est ici que vous stockez vos Contacts.

Une tâche est quelque chose que vous devez accomplir, comme prendre rendez-vous chez le dentiste, réserver des places de théâtre ou d'avion ou souhaiter l'anniversaire d'un parent ou ami.
Le Calendrier, parfois nommé Agenda, est l'équivalent d'un agenda papier pour gérer votre emploi du temps. Vous y enregistrez des rendez-vous, qui n'impliquent que vous, ne consomment pas de ressources mais définissent votre temps comme « occupé », des réunions, qui impliquent plusieurs personnes, et des événements, signalés sans marquer leur plage temporelle comme occupée.
Lorsque vous utilisez Microsoft Outlook, vos messages électroniques, calendriers, tâches et autres éléments sont enregistrés sur un serveur de messagerie, sur votre ordinateur, ou sur les deux à la fois. Les éléments Outlook enregistrés sur votre ordinateur sont conservés dans un fichier de données Outlook (.pst et .ost).

Un fichier de données Outlook (.pst) est utilisé pour les comptes de messagerie POP3, IMAP (Internet Message Access Protocol) et fondé sur le Web. Lorsque vous archivez ou sauvegardez vos dossiers et éléments Outlook sur votre ordinateur, y compris des comptes Exchange, vous devez créer et utiliser des fichiers .pst supplémentaires. Le fichier de données Outlook se trouve à l'adresse : lecteur:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Avec un compte Microsoft Exchange, vos éléments sont généralement enregistrés sur le serveur de messagerie. Pour vous permettre de manipuler vos messages même lorsque vous ne pouvez pas vous connecter au serveur de messagerie, un deuxième type de fichier de données appelé fichier de données Outlook en mode hors connexion (.ost) est conservé sur votre ordinateur. Ce type de fichier de données est également utilisé pour les comptes que vous configurez avec Outlook Connector pour Windows Live Hotmail. Les fichiers de données Outlook (.ost) sont toujours des copies d'éléments enregistrés sur un serveur de messagerie : il n'est donc pas nécessaire de les sauvegarder comme les fichiers de données Outlook (.pst). Le fichier de données Outlook en mode hors connexion se trouve à l'adresse : lecteur:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser Outlook 2010» (Fabrice LEMAINQUE, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)

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