Word - Envoyer à l'aide de la messagerie

Décembre 2016

Partager un document


Nous avons déjà vu comment choisir son format (type) au moment de l'enregistrement du document. Si vous avez besoin de transmettre votre document, le menu Fichier, Partager de Word 2010 propose certainement la commande adéquate. Dans les versions antérieures de Word, vous disposiez uniquement de l'option de transmission par messagerie électronique. Le menu Partager est plus adapté aux modes de communication et à la diversité des environnements d'aujourd'hui.

Nous n'allons pas détailler toutes les options du menu Partager, voici quelques conseils et explications concernant les cas les plus fréquents.

Envoyer à l'aide de la messagerie


Cliquez sur le menu Fichier, Partager, Envoyer à l'aide de la messagerie, puis choisissez une option dans le volet de droite :
  • Si le destinataire est équipé de Word et qu'il doit modifier le document, enregistrez ce dernier au format Word 2010 (.docx) en cochant éventuellement la case Compatibilité avec les versions antérieures de Word (voir section précédente). N'oubliez pas d'activer le suivi des modifications (voir chapitre 9) si vous voulez facilement les repérer dans le document. Choisissez enfin Envoyer en tant que pièce jointe à droite.
  • Si le destinataire doit uniquement lire ou imprimer le document, choisissez sans hésitation Envoyer en tant que PDF. Dans ce format, votre document est « photographié » page par page, il n'y a donc aucun risque pour que la mise en page ou la forme des caractères changent parce que les styles locaux sont différents des vôtres (les styles sont détaillés au chapitre 5). De plus, tous les ordinateurs sont capables de lire du PDF (PC, Mac, Unix, etc.) alors qu'ils ne sont pas tous capables d'ouvrir un fichier Word (il faut installer pour cela Word ou un logiciel compatible tel qu'OpenOffice Writer).


Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser Word 2010» (Christine EBERHARDT, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)

A voir également :

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